Redacción de Documentos Administrativos

EL FONDO Y LA FORMA Para que sea efectiva y funcional la comunicación escrita se deben atender los aspectos de fondo y forma

EL FONDO. - Es la parte medular de la comunicación con la cual se desplaza el mensaje por transmitir Con palabras y signos podemos sustituir las expresiones y tonos que manifestemos en la comunicación verbal presente. Como en este aspecto es realmente importante la intención del comunicado es verdaderamente necesario considerar las respuestas que se den a las siguientes interrogantes.

            LA FORMA. - Podemos definirla como la manera adecuada de vestir lo que se quiere decir, sin afectar la intención o fondo.

ORDEN DE IDEAS Todos nosotros expresamos los pensamientos que guardamos en el cúmulo de información adquirida. Dentro de un proceso mental, casi siempre inconsciente, seleccionamos aquello que de acuerdo a nuestros intereses o afinidades les concedemos carácter de importantes, estableciendo incluso un rango de prioridades.

Introducción: Apertura que con afable cortesía atrae la atención del receptor preparando su mente para recibir el mensaje principal; generalmente extrae a la mente de un ambiente para introducirla a uno nuevo. En este espacio es posible.

Desarrollo del asunto: Resulta más fácil asimilar cuando lo que se expone es gradual, progresivo y ordenado. Ello requiere conocer prioridades e importancia, siendo esencial conocer la intención tanto de lo que se quiere comunicar como de la respuesta que se espera obtener.

Conclusión: Lo que se espera que se atienda del tema cuyo desarrollo, exposición o explicación ha finalizado. Es el redondeo del asunto fundamental con la invitación a la retroalimentación. Aquí es básico especificar qué es lo que se requiere, cómo, cuándo, a través de qué medios, de quién, etc. Dejando abierta la posibilidad, a sugerencias, participación y de ser posible, comentarios.

Despedida: Una retirada corta, envuelta de respeto y sencillez, abre las puertas a una nueva comunicación.

 ESTRUCTURA DE UN ESCRITO La estructura (conformación básica) de un escrito tiene dos fases:

Interna: Producto de la elaboración mental del autor.

Externa: Visible en el escrito.

CUALIDADES DE UN ESTILO COMPRENSIBLE Estilo es la manera individual y peculiar de expresarse, aspecto que evita poder normar en este campo.

Claridad: Nada de lo expresado debe generar dudas ni equívocos. Las palabras deben expresarse con propiedad, condición ineludible para que los hombres puedan entenderse.

Concisión Es la expresión exacta en el menor número posible de palabras. La concisión Se basa en el conocimiento del léxico preciso.

Naturalidad Es la conformidad con el lenguaje común y ordinario (el de todos los días). Con objetivo de impactar, impresionar y presumir, se pretende a veces utiliza figuras literarias o palabras extravagantes y pomposas que más que pintorescas, resultan muchas veces ridículas y otras veces incomprensibles.

Sencillez El logro de las cualidades mencionadas desembocarán en la sencillez del escrito. Una idea clara, con vocablo conciso y la sintaxis natural, da como resultado un escrito sencillo.

Adecuación (exactitud). Conviene expresarse con palabras apropiadas según la clase de receptor (edad, jerarquía, competencia) a quien se dirige el escrito.

Ordenación funcional (esquema y desarrollo de ideas) Los elementos que forman el escrito deben plantearse ordenadamente.

Originalidad Toda forma de imitación, automatismo es práctica, pero creativa

Interés (recursos lógicos y psicológicos): el aburrimiento y el tedio que produce un escrito no depende del tema, más bien de la manera de exponerlo.

       Actualidad: un concepto es válido en la medida del contexto; debe evitarse expresar un concepto sin contexto.

 ERRORES QUE OBSTACULIZA UNA BUENA COMUNICACIÓN Si el propósito de la comunicación escrita es permitir la fluidez de la información, así como agilizar el desarrollo de funciones y obtención de resultados, todo obstáculo es un tropiezo para el cumplimiento del mismo propósito que conduce a su fracaso.

Vicios del lenguaje: Estriban en hábitos inapropiados, en abuso de determinadas palabras que conducen al tedio, la exageración, o falsa apreciación o desvirtuamiento del mensaje.

Solecismos. Es un término muy amplio que abarca todo error de construcción.

CRITERIOS PARA LA CORRECCIÓN La revisión de un escrito propio exige un proceso mesurado, lo que hace muy consecuente que se permita al texto “superar” un espacio libre entre su realización y supervisión. Entre los problemas más frecuentes con los cuales podrá tropezar un escrito, están:

Frases largas. Es recomendable reducir las frases muy largas y dejar aquellas cortas que permiten reconocer la estructura léxica del idioma y que son más contundentes.

Puntuación deficiente. Es necesario recordar que las ideas se expresan en frases completas y simples. Separe ideas diferentes y establezca puntos y aparte. Por último, lea en voz alta, la respiración es su mejor corredor de estilo, ahí donde le indique ponga un punto o una coma.

Confusión. Aquellas partes del escrito que no resulten claras afróntelas desde el fondo hasta la forma. Hágalo cuando esté lucido (despejado).

Palabras y construcciones dudosas. Si tiene duda sobre una estructura o una palabra. Sustituya una palabra o frase por otra(s) más claras. Apóyense en los diccionarios especializados del idioma. Si es posible aclare, pero nunca ignore.

OPINIÓN PERSONAL

La redacción de documentos escritos es una labor difícil. Si las ideas acerca del contenido no son claras, desarrollar un texto que cumpla con los requisitos que he buscado en la información antes expuesta para el foro puede convertirse en un verdadero fracaso. La redacción de textos es una cualidad importante en un puesto de trabajo de Asistente a la dirección, independientemente del tipo de textos o el destinatario del mismo.

Los textos deben cumplimentar con ciertos criterios que hacen mejorar la apariencia general del documento. Cuando la apariencia del texto y el contenido juegan un papel importante por el motivo o la persona a la que van dirigidos, el documento va a representar la imagen de la empresa. La representación de la empresa es delegada en ciertos cargos y en ciertas acciones en los que se espera que las expectativas sean alcanzadas con existo. A continuación adjunto un vídeo como información complementaria.