La comunicación escrita en la empresa

La comunicación escrita en la empresa

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 Los documentos escritos más utilizados en el día a día de la actividad empresarial:

A. CARTAS:

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, empresas, etc.

1. Carta Comercial:
   Se compone de tres partes:
   1. Encabezamiento: En la parte superior de la carta. Contiene el membrete (nombre y dirección del emisor), destinatario, lugar y fecha y saludo.
   2. Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión.
   3. Cierre: Fórmula de despedida (“En espera de sus noticias le saluda atentamente.”), firma, nombre y cargo del firmante.
   Tamaño del papel DIN A–4, color blanco.
   Ejemplo de Carta Comercial
2. Carta Circular:
   Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige.
   La carta irá escrita en papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que de la impresión de estar escrita sólo para la persona a la que se envía.
   
   
3. Carta de Presentación:
   Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección. Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que recibe la carta.
   Puede ser:
   1. Autocandidatura.
   2. En respuesta a un anuncio.

B. CURRÍCULUM VITAE:

Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo.
Contiene todos sus datos personales, académicos y profesionales.

Su objetivo principal es captar la atención del receptor, para participar en una entrevista personal.

La estructura del CV:

• CURRÍCULUM VITAE
  • Datos Personales:
    Nombre:
    Apellidos:
    Domicilio:
    Fecha y lugar de nacimiento:
    Teléfono:
    e-mail:
  • Formación Académica:
    Titulación:
    Centro:
    Fecha:
  • Formación Complementaria:
    Cursos realizados:
    Organismo:
    Horas:
  • Experiencia Profesional:
    Puesto de trabajo:
    Empresa:
    Fecha:
  • Idiomas:
    Nivel:
  • Informática:
  • Otros datos de interés

C. INFORMES:

Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades.

Existen diferentes tipos de informes:

1. Informe descriptivo o expositivo:
   Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
   Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la empresa.
2. Informe valorativo:
   Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión.
   Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un despido colectivo.
3. Informe demostrativo:
   Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de unos hechos concretos.

D. MEMORÁNDUM:

Es un documento específico de comunicación interna de la empresa. Aporta información sobre un único tema.

Tiene una estructura propia:

• Se inicia con la palabra MEMORÁNDUM,
• a continuación la persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “De:”
• y a continuación, la persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposición “A:”.

Ejemplo:

• 
  
  MEMORÁNDUM
  
  
  
  De: Antonio Gutiérrez Aranda
  Jefe del departamento de compras
  A: Luisa Burgos Pérez
  Jefe de ventas
  29 de octubre de 2009
  Solicito la información correspondiente a la previsión de ventas para el ejercicio 2010, antes de proceder a la compra de materias primas.
  Ruego me remitáis la información en un plazo no superior a 5 días, puesto que hemos de realizar los pedidos antes de dos semanas.
  
  
  Firmado

E. SALUDA:

Es una comunicación breve de cortesía, que se utiliza para comunicar hechos de carácter social.

Ejemplo:

• 
  
  EL PRESIDENTE DE LA S. COOPERATIVA ANDALUZA
  “ACEITE DE JAÉN”
  
  
  
  SALUDA
  
  
  
  A Don PABLO PONFERRADA, y le comunica que el día 5 de diciembre, a las 20:00 horas, tendrá lugar la Junta General, en la que se presentará la nueva maquinaria adquirida para la campaña 2010. Seguidamente se servirá un catering en la terraza de la Cooperativa.
  FRANCISCO PUENTE ARANDA
  Aprovecha la ocasión para ofrecerle mi más sincera consideración
  Jaén, a 20 de noviembre de 2009

F. AVISO:

Es una comunicación breve, directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna noticia o advertencia.
Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite.

Ejemplo:

• 
  
  AVISO
  
  
  
  Se pone en conocimiento de todos los trabajadores que, con motivo de la alarma social creada por la gripe A, el próximo día 4 de noviembre, se va a realizar una jornada de vacunación en el centro y horario de trabajo, para todos aquellos que así lo deseen.
  Burgos, a 28 de octubre de 2009
  Departamento de RRHH

G. PEDIDO:

Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones de compra: Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de entrega.

H. ALBARÁN:

Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al número de pedido.

I. FACTURA:

Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la prestación de un servicio, con la mención, en su caso, del número, peso o medida, calidad y precio.
Este documento es expedido por el vendedor.

Liliana Blanco