Desarrollo de una reunión

DESARROLLO DE UNA REUNIÓN

¿Quién no ha tenido el sentimiento de perder el tiempo en reuniones improductivas?

Para averiguar si en tu empresa sabéis organizar reuniones eficaces deberías preguntarte:

• Si tienes claro el objetivo por el que se asiste
• Si se tratan todos los puntos por orden o se comentan aleatoriamente
• Si empiezan y terminan a la hora prevista

Un vez que tengamos claros los puntos anteriores, debemos saber las fases de las que consta una reunión.

Fases del desarrollo de una reunión:

1.      La fase de apertura: Presentaremos la reunión, hablaremos de los objetivos y de la duración prevista de la misma. 

2.    La fase de análisis y debate: Se debaten los puntos argumentales. Se vigila el ritmo, calidad y cantidad de las intervenciones.

3.    La fase de toma de decisiones: Una vez claras las posiciones, se conducirá a los participantes a tener acuerdos, controlando el tiempo. 

4.    La fase de conclusiones: Se resumen los acuerdos alcanzados, se repasan los temas abarcados y pendientes y se define lo que hay que hacer y quien lo va a hacer.

Después de conocer las fases, expondremos algunos consejos que nos ayudarán a desarrollar las reuniones de manera eficaz.

• Exposición: No debe ser ni larga ni corta, pero debe marcarse claramente el objetivo de la reunión. No está permitido desviarse de los temas que no estén anotados en la agenda.

•  Desarrollo: Es necesario ir punto por punto. Si los asistentes quieres estar más tiempo del previsto hablando sobre un tema, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Es importante fomentar la participación, y mostrar interés en personas que normalmente no participan.

A continuación, os dejaremos una serie de pautas que debemos seguir  para desarrollar una reunión de manera dinámica.

Será el moderador el encargado de dirigir la reunión, entre las labores que debe realizar están.

• Centrar la reunión: Debe explicar el propósito y la información a tratar.

• Fomentar un buen clima: Crear un clima abierto y de confianza, donde fluya la conversación y se eviten los posibles enfrentamientos.

• Moderar las intervenciones: Organizar los turnos de palabra y controlar los tiempos.

• Dinamizar la reunión: Se debe motivar a los participantes, utilizar técnicas dinámicas de grupo y reconocer los logros.

Por último pero no por ello menos importante, os pondremos un vídeo en el que se explican brevemente algunos de los puntos anteriores.

GRUPO: PAULA, DAVID TOLEDO, MARIA HEVIA, MIGUEL POLA Y LILIANA