EL ARCHIVO, LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA

EL ARCHIVO DE LAS COMUNICACIONES 

    

El volumen inmenso de información útil y necesaria para el desarrollo de nuestro trabajo nos obliga a guardarla en un lugar. Ahora bien, no hay que guardarla toda, y sobre todo no hay que guardarla de cualquier manera. 

Nuestro archivo es un centro de documentación que nos permite desarrollar nuestro trabajo de forma eficaz. Nos ofrece un servicio al mejor coste y nos permite una conservación perfecta y una localización rápida de nuestros documentación.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

Para que nuestro archivo cumpla sus objetivos debemos crearlo siguiendo unos criterios de clasificación: 

• Un archivo no debe crear confusión: los criterios deben ser claros y únicos.
• Toda persona que necesite el archivo y esté autorizada para acceder a él debe conocer las normas del archivo, la forma en que está organizado.
• La documentación se archivará siguiendo criterios subjetivos.
• Los documentos se archivarán atendiendo a criterios genéricos.

NORMAS PARA EL ARCHIVO ALFABÉTICO DE NOMBRES DE PERSONAS 

        

Para organizar los nombres de las personas debemos clasificarlos por los apellidos, seguidos de una coma y el nombre de pila.

Si el primer apellido es idéntico, se orden por el segundo. Si también coinciden los dos apellidos, se ordena por el nombre, y si el nombre es el mismo, los ordenamos según otros criterios, como puede ser el DNI. 

NORMAS PARA EL ARCHIVO ALFABÉTICO DE NOMBRES DE EMPRESAS

Los nombres registrados de las empresas, instituciones y corporaciones se archivarán alfabéticamente conforme a las siguientes normas:

• Si hay un artículo, lo consideraremos parte del nombre.
• No registramos abreviaturas, a menos que tengamos un listado completo de ellas.
• Aunque la empresa utilice siglas, la archivamos por el nombre completo.
• Las cifras preceden a las letras.
• Prescindimos de los guiones y consideramos que los dos elementos forman una sola palabra.

MEDIOS 

En el mercado existen una gran cantidad de archivos y hay muchos fabricantes que se dedican a comercializarlos. Cada empresa fabrica sus propios modelos y la lista es interminable. En lugar de explicar todos los tipos de archivos, los clasificaremos en grandes grupos: 

•  Archivos verticales: Son muebles que permiten archivar el documento verticalmente.
•  Archivos horizontales: Son archivos especiales para almacenar mapas, dibujos o planos.
•  Archivadores con anillas: Son carpetas plastificadas o de cartón con unas anillas para colocar los documentos.
•  Tarjeteros: Sirven para guardar tarjetas de visitas y llevan un separador alfabético interior. 

REGISTRO

El libro de registro es un sistema que tiene por objeto anotar, archivar y distribuir la documentación que entra y sale de cualquier empresa, organización, corporación, institución y organismos públicos y privados.

Llevaremos, por lo tanto, dos libros de registro: uno para las entradas y otro para las salidas. En el registro anotaremos solamente los documentos firmados y que afecten al funcionamiento de la entidad. Excluiremos los documentos que contengan publicidad. 

El libro de registro será anual. 

La estructura del libro de registro es la siguiente:

• Número de entrada o salida.
• Referencia.
• Fecha de la entrada o la salida.
• Fecha del documento.
• Procedencia o destino del documento.
• Órgano receptor o emisor del documento.
• Asunto.

Para localizar un documento, nos serviremos de. Número de orden y de la referencia que 

nos indicarán la posición y el archivo en donde esté guardado.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

      

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento.

Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas: 

•  Atendiendo a la ubicación de los archivos: Archivo centralizado y descentralizado.
•  Atendiendo a la frecuencia de consulta: Archivo activo, horizontal, vertical, semiactivo e inactivo.
•  Carpetas suspendidas mediante cajón suspendidas mediante raíl: Archivo lateral.
•  En función de la privacidad: Archivos personales, departamentales y generales.

OPINIÓN PERSONAL:

Desde mi punto de vista a la hora de trabajar es difícil adaptarse los consejos relacionados 

al tipo de archivo, archivador, etiquetas, etc. Uno de los objetivos sería: utilizar el archivador y manterlo al día. Si al final cuando vas a buscar algo, cuesta encontrarlo porque la información está obsoleta o no se encuentra. 

Y en cuanto a la forma de archivar, el consejo es hacerlo alfabéticamente.

El gran inconveniente de este sistema de archivo es que ocupa mucho espacio. Se puede resolver parcialmente minimizando lo que archivas, haciendo revisiones frecuentes del material archivado y tirando con generosidad todo lo que no es indispensable.