El texto de una carta debe ser claro y conciso, y además no debe
tener faltas de ortografía.
Suele utilizarse un vocabulario cortés y preciso para no
confundir ni ofender al destinatario.
No se recomienda abreviar palabras ya que esto puede dar lugar a
malos entendidos.
Es necesario utilizar una puntuación adecuada de manera de
organizar las frases y darles el sentido correcto.
La carta se organiza en párrafos de manera de que sea más legible
para la persona que la recibe.
El texto debe contener nombre, dirección y fecha del día en que
se escribe la misiva.
En el caso de una carta formal se debe anotar el nombre completo
del destinatario, al igual que su grado académico (Dr., Arq., etc.), el puesto
que ocupa y el nombre de la empresa.
Otro de los pasos para redactar una carta a tener en cuenta es
que debe incluirse un saludo inicial (Estimado, A quien corresponda, Querido)
que corresponda según el tono de la carta.
En el cuerpo de la carta se expone el asunto con los temas que
se quieren manifestar a través de este medio.
Los últimos pasos para redactar una carta son el saludo de
despedida y la firma del emisario.
Debe incluirse un saludo que también dependerá del tono que se
le quiera dar al mensaje.
De esta manera puede ser un saludo formal como por ejemplo.
Atentamente, Lo saluda cordialmente; o también puede ser un saludo más
coloquial como Un abrazo o Saludos.
A continuación debe incluirse la firma del emisario y de ser
necesaria la aclaración de la firma.
Opinión personal
En algunas ocasiones los destinatarios no leen la carta, si no que el asunto les indica de que trata el comunicado, entonces es necesario planear cada detalle que se quiera trasmitir en la carta.
Se ha de tener en cuenta siempre si se conoce o no a la persona ya que se utilizará un lenguaje más informal o al contrario más formal.
Se ha de poner también logo, membrete y pie de página. En caso de haber anexos se deberá poner el tipo de archivo y las copias que se adjuntan entre paréntesis.
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