Cartas Comerciales

Cartas Comerciales

La carta comercial es un documento empleado para la comunicación con fines empresariales. Esta comunicación puede darse de dos maneras: por un lado, entre dos compañías o grupos económicos; por otro, o entre una empresa y un particular.

La diferencia entre las cartas empresariales y las cartas personales es que las primeras están elaboradas con un esquema definido y un tono más objetivo, estableciendo de esta manera el papel de los dos interlocutores. De ahí que, en la mayoría de los casos, su contenido sea oficial o confidencial.

Las cartas comerciales varían de acuerdo a los objetivos planteados por el interlocutor, el tipo de destinatario del mensaje, la solicitud que se realice e, incluso, el contexto en el que se realiza. Entre las más comunes encontramos:

• Compraventa: hace manifiesta una operación de venta o compra.

• Reclamación: eleva una queja o un reclamo.

• Oferta: hace explícita una promoción de un bien o servicio concreto.

• Solicitud de información: requiere ciertos datos relacionados con la actividad comercial.

• Publicidad: hace pública una promoción.

• Notificación: pone en conocimiento una decisión o medida adoptada.

Tipos de cartas comerciales

Uno de los tipos de carta comercial más usados por las empresas es el de compraventa. Las más comunes son las que redactan las dos partes involucradas en la operación; es decir, el que solicita (cliente) y el que vende (empresa).

Sin embargo, la compraventa de un producto o un servicio específico generalmente incluye otro tipo de comunicaciones escritas que van marcando las distintas fases del proceso. Esto se realiza sobre todo en solicitudes de materiales en grandes cantidades o en aquellas que se realizan bajo un marco legal más complejo, como por ejemplo las operaciones internacionales. Algunas de estas comunicaciones son:

• Carta de presupuesto: aquella en la que la empresa da respuesta a la persona o compañía que ha realizado una consulta previa en relación con un producto, servicio o promoción. Por lo general, está compuesta por un texto corto, de uno o dos párrafos, en el que se detallan las características del producto y las formas de pago. Es importante, además, que se genere interés en el cliente. Esto último se logra haciéndole saber que la empresa estará dispuesta a facilitar el proceso de compra en todo momento. Al final, es recomendable incluir una despedida cordial.

• Carta de pedido: este tipo de documento se emplea cuando el objetivo es solicitar el envío de un producto o mercancía. En este caso, el texto debe adquirir un tono descriptivo para hablar de las características del artículo, tales como color, cantidad, número de catálogo, tamaño y precio. Además, es importante incluir las formas de pago y los plazos para el mismo.

• Carta de envío: se trata básicamente de una nota corta, de no más de dos párrafos, en la que la compañía notifica a su cliente el envío de la mercancía solicitada y detalla las condiciones en que ha sido realizado. A menos que el producto requiera cuidados específicos o que la entrega se realice en situaciones excepcionales, el texto debe evitar detalles innecesarios.

• Carta de recepción: aquella en la que el cliente confirma la recepción de la mercancía que había solicitado a la compañía. En caso de que el producto llegue a manos del cliente en malas condiciones o haya sufrido desperfectos durante el envío, el cliente deberá registrar los incidentes en una carta de reclamación, la cual enviará acto seguido al proveedor.

• Carta de reclamo: son las que presentan quejas formales por alguna situación o motivo. Su texto debe demostrar claridad en la exposición y jerarquía en los detalles. La parte afectada debe tener en cuenta que este tipo de documentos debe basarse en una situación de justicia y ética comercial y no, por el contrario, en razones personales ajenas a la operación. Si es posible, se recomienda adjuntar facturas, recibos y testimonios que refuercen la queja.

Opinión personal:

En ocasiones el más mínimo detalle puede cambiar la opinión e imagen que la gente u otras empresas pueden tener de nosotros mismos y de la empresa a la que representemos. Por eso el saber redactar correctamente una carta puede ser muy importante a la hora de estar en un puesto de trabajo. La comunicación escrita es un medio muy eficaz en el mundo empresarial, ya que si por ejemplo haces una llamada o un acuerdo de palabra, a no ser que grabes la llamada no tienes ninguna prueba para demostrar ese acuerdo o contrato. Por eso la comunicación escrita es algo fundamental y el saber utilizarla correctamente es algo esencial.