Un importante aspecto de la reunión son los participantes, ya sean compañeros nuestros de la empresa o gente externa a nuestra organización. Independientemente de quiénes sean, todos tenemos claro que en las reuniones siempre hay cierto tipo de personas con las que tenemos que colaborar, lidiar o incluso enfrentarnos llegado el momento. Aquí os dejamos unos ejemplos de personas que pueden asistir a una reunión (y alguna que otra idea para poder "convivir" con ellos). Sabiendo esto, las reuniones te serán mucho más llevaderas.
El Sr. “Estoy hablando yo, tú te esperas”.
Si tienes alguna buena idea que ofrecer a la reunión, pero es este señor quién está hablando, puedes esperar sentado. Será él quien acapare toda la atención y probablemente acabará hablando más que el propio organizador o presidente de la reunión. ¿Es buena idea pedir el turno de palabra con este señor delante? Claro. Tu idea será buena o no, pero tienes el mismo derecho que todos a mostrarla en la reunión. No dejes que ningún charlatán te impida decir lo que piensas.
El Sr. “Tengo una vida que vivir y esto no es lo mío”.
Las reuniones no son divertidas en su mayoría, y este señor es el claro ejemplo. Mirando para todos lados, sin escuchar a nadie, este caballero no se dedica a otra cosa que no sea pasar de la reunión, y rara vez pone la oreja. Si eres el organizador de la reunión, debes esforzarte en llamar su atención y en hacer que colabore en la reunión. ¿Quién te dice a ti que una de sus ideas no acaba siendo la clave para resolver un problema de los tratados en la reunión?
Depende del número de participantes en la reunión, este tímido señor se atreverá o no a hablar, pero a veces eso no importa: puede que no mencione palabra incluso en una reunión de pocos participantes. Los motivos pueden ser varios, pero casi siempre es el mismo: no se atreve a hablar. Igual que con el caso anterior, alguna de sus ideas podría ser muy importante, y por su timidez, no se atreve a decirla. Es recomendable preguntarle antes de que termine la reunión para que su aportación no se pierda.
Este caballero no es tímido, pero prefiere escuchar las propuestas de los demás antes de decir nada. Lo ideal sería preguntarle de vez en cuando para que diga alguna de sus ideas, y en la mayoría de los casos no será complicado obtener respuesta. En una reunión es importante que participen todos, y aunque sea con la mejor de las intenciones, permanecer callado no solucionará los problemas o temas que se tratan.
El Sr. “¿Pero vosotros qué estáis diciendo?”.
Da igual lo que digas. Este señor siempre tiene que tener la razón. Siempre. Como dijimos antes, en una reunión deberían hablar todos los participantes, pero con este señor sentado en la mesa, eso se vuelve tarea casi imposible. Conviene retirarle el turno de palabra y dárselo a otros participantes. Y si eres tú quien tiene algo que decir, no te cortes. Se amable y pide el turno de palabra para poder expresarte. Puede que le cueste renunciar a su oportunidad de estropearte el momento, pero este peculiar señor tendrá que escucharte y aceptar lo que dices (aunque una buena crítica en el momento adecuado salva muchas ideas...).
El Sr. “Venga, no es para tanto”.
Personas como este señor son las que salvan las reuniones. Siendo realistas, nadie va “feliz” a una reunión, pero eso no es problema con este amable señor en la sala: sacará una sonrisa incluso a la persona más apagada y desmotivada. Gracias a él, los asistentes participarán activamente en la reunión. Y puede que incluso los personajes "problemáticos" que estén presentes dejen de hacer de las suyas. Apoyarse en este caballero es fundamental durante las reuniones. Además, como si su aportación no fuese suficiente, suele convencer con sus ideas y ofrece propuestas que son una verdadera maravilla.
El Sr. “¡Eso está muy mal y punto!”.
Este señor es detallista, pero para mal. Si sacas algún proyecto importante durante la reunión o simplemente expresas tus ideas sobre algo, prepárate si ves a este señor en la misma sala: te lloverán las críticas. El problema viene en su utilidad. Podrías pensar que se trata de críticas que te van a ayudar a que tu idea sea incluso mejor que antes, o que te van a ayudar a corregir tus errores. Desgraciadamente, todas tus propuestas recibirán su "no". Es verdad que a veces nuestras ideas son malas, pero si pensáramos como este señor, entonces nadie debería mencionar palabra durante las reuniones.
El Sr. “El otro día…”.
Involuntariamente, este señor comenzará a hablar sobre otra cosa, y el tema principal de la reunión será cosa del pasado. Si bien no lo hace con mala intención, puede desperdiciar mucho tiempo de la reunión. Un breve descanso no es algo malo, pero no se debe olvidar el tema de la reunión. Ya sea un problema grave que necesita resolverse cuanto antes o una recolecta de ideas, es algo importante y que debe quedar hecho. Por eso mismo, no debemos ser muy bruscos con este señor, pero tampoco dejarnos llevar.
El Sr. “Vamos a lo que vamos”.
Justo cuando llega el momento clave de la reunión, este caballero empieza a hablar, y es muy directo. Solo mencionará cosas que sean de vital importancia para la reunión, mientras que el resto del tiempo estará callado. Afortunadamente, sus comentarios siempre son útiles. Eso sí: sus intervenciones siempre nos cogen despistados, así que hay que estar preparado para no perder el hilo de la reunión. Él puede aportar, pero tú también. No te quedes con ganas de decir algo por miedo a interrumpirle.
Y estos son solo algunos tipos. En las reuniones pueden aparecer personajes de todo tipo, algunos con mas frecuencia que otros. No te asustes: no todos tus compañeros de reunión van a ser tan "peculiares" como estos caballeros. Aún así, es conveniente que estés preparado para todo tipo de situaciones y personas. La anticipación es fundamental para poder enfrentar una reunión de manera profesional. ¡Mucha suerte en tus futuras reuniones!
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