Marca la diferencia en las reuniones

 

Como todos sabemos, a nadie nos gusta ir a ciegas cuando nos hablan de reuniones, siempre estamos preocupados de si llegaremos o no a la reunión. Por esa razón a la hora de planificar la reunión, es muy importante indicar en la convocatoria el lugar específico en el que será la reunión, la hora y también muy importante la fecha. Una vez sabemos estos puntos empezaremos a pensar en el lugar de la reunión.

Ten en cuenta que, factores como la temperatura, la iluminación, la conexión WI-FI, la acústica del lugar, y la ubicación del mismo, marcan la diferencia. No queremos estar en una sala donde la acústica o ruidos ambientales no permitan escuchar bien a los participantes de la reunión o si están tiritando de frío o asados de calor.

En cuanto a la iluminación, debemos buscar aquellos lugares donde se pueda ver bien a todos los integrantes, sin sombras ni contraluces.

Piensa en el tipo de reunión que estás buscando y hazla a medida:

Debes incluir esos detalles que diferencian un tipo de reunión del resto, ej.: si pensamos en una exposición de un proyecto de trabajo, debemos tener en cuenta que la sala debe tener proyector o pantalla donde reproducir los contenidos audiovisuales, también es importante si se da mucha información en la reunión, pensar en dar libretas y bolígrafos a los integrantes para que puedan tomar anotaciones si es necesario e incluso buscar un lugar con internet o WI-FI. Si la reunión está enfocada a potenciar la relación interpersonal de los integrantes, tal vez sea mejor buscar una sala amplia o tal vez pensar en un polideportivo o salas de gimnasia.

Para finalizar ofrecer bebida y comida en la reunión puede ser un punto a favor para asegurar la comodidad de los participantes (CUIDADO: no en todas las reuniones es posible, si estas en una reunión con los directivos de una empresa por motivos urgentes, no es lo mejor que los integrantes estén con la boca llena comiendo y bebiendo).

Recuerda que, en las reuniones todos sois iguales así que piensa muy bien como debes distribuir al personal para no discriminar a nadie y que todos tengan posibilidad de participar.