Las reuniones de trabajo forman parte de nuestra vida diaria profesional, se juntan personas en un momento y espacio específico con el propósito de lograr un objetivo común a través del intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo.
Pero ahora más que nunca, debido a la pandemia, debemos evitar las reuniones presenciales tanto como posible. Para ello, es imprescindible contar con la tecnología y los procesos apropiados. Si se prepara bien y se utilizan las herramientas adecuadas, se pueden celebrar reuniones a distancia de manera que no suponga un riesgo para nuestra salud.
Sin embargo, no todos están familiarizados con la tecnología y las plataformas digitales, por lo que emplear estas herramientas puede suponer un reto, ya que se requiere organización, conocimiento y paciencia.
Estos son los consejos a seguir para que nuestra videoconferencia no sea un desastre:
Planificación.
Establecer el horario y la duración de la reunión, así como sus participantes y el moderador de esta. Informar de los temas a tratar en la junta para que todos los participantes se preparen con los datos, documentos o información que vayan a necesitar.
Probar la tecnología previamente.
Los retrasos en el
comienzo de una reunión hacen que se pierda el interés, deben empezar
puntuales.
Comprobar con anticipación que el micrófono y la
cámara funciona correctamente para no tener problemas técnicos en el momento de
la reunión. También es conveniente cerrar páginas o aplicaciones que no vayamos
a utilizar para evitar que el equipo vaya lento y afecte la calidad de la
videollamada.
Establecer normas claras.
Para evitar distracciones o interrupciones debemos tratar de no realizar otras actividades durante la junta, silenciar el micrófono cuando no se esté hablando, modular el ruido de tu entorno y esperar a que los demás terminen de hablar para poder intervenir.
Acortar el tiempo.
Conviene ir al grano en los temas a debatir para que la reunión no se
haga demasiado larga. Este tipo de encuentros deben ser más reducidos que los
presenciales, evitando así posibles distracciones.
La participación de los asistentes.
Se debe facilitar que todos los asistentes participen para conocer diferentes opiniones, y que no haya alguien que monopolice la conversación.
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