ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN EN LA SALLE: REUNIONES DE TRABAJO EFICACES

REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son algo muy habitual y muy cotidiano en el día a día de las empresas, sin embargo, aunque parezca increíble, muchas de ellas no acaban de ser todo lo efectivas que han de ser y no se consiguen alcanzar todos los objetivos previos que se habían marcado. Esto se debe, principalmente, a que la mayoría de las reuniones no se programan de una manera adecuada, ni su desarrollo es eficaz, produciéndose distracciones y acontecimientos que impiden el buen hacer de la misma.

Debido a esto, expondré cómo realizar una reunión de manera eficaz, para que no se produzca ningún contratiempo y el resultado de la reunión sea muy favorable tanto para la empresa como para los trabajadores:

1. Definir los objetivos previos de la reunión: Es importante definir los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellos, antes de convocar la entrevista.

2. Informar del motivo de la reunión: Tras definir los objetivos de la reunión, es muy importante que informes del motivo de la reunión con bastante antelación a los asistentes de forma individual (como por ejemplo mediante un email). De este modo, cada trabajador podrá prepararse sus propios argumentos. En este apartado, es muy importante mencionar que solamente asista a la reunión la gente que sea necesaria, pues demasiada gente en una reunión puede provocar un descontrol y un descontento entre los trabajadores.

3. Elegir un espacio adecuado: Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que se escoja un espacio adecuado. Para que sea un espacio apto, tendrá que tener unas determinadas características como una buena temperatura, una buena ventilación, buena iluminación, buena conexión a Internet, que haya espacio de sobra de manera que ningún trabajador se sienta desplazado… Es muy importante, si se van a utilizar medios como ordenadores o plataformas digitales, que se compruebe previamente si hay conexión a Internet, para que no se produzcan problemas que tengan que interrumpir el desarrollo de la reunión.

4. Puntualidad: Muy importante exigir puntualidad a los asistentes para que las reuniones no se prolonguen demasiado, y dé tiempo a abordar el tema de manera eficaz. El tiempo de duración óptimo de una reunión es aproximadamente de 45 minutos, si se alarga en exceso puede ser contraproducente por causas como el cansancio.

5. Aclarar los puntos importantes: Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, el motivo principal de la misma. Seguidamente, se propone el trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios. En este apartado, es muy importante escuchar todas las opiniones de los trabajadores para ver distintos puntos de vista, resolver todo tipo de dudas que les puedan surgir y sintetizar las conclusiones. Gracias a esto, se consigue uno de los objetivos de las reuniones, que todos los trabajadores hayan entendido bien el objetivo, las medidas a tomar y sin dudas sobre las decisiones finales, estando atentos en todo momento y sintiendo que no se estaba perdiendo el tiempo.

6. Crear un clima adecuado para la reunión: Muy importante que la persona que dirija la reunión cree un ambiente positivo, un buen clima de trabajo entre compañeros que haga que la reunión surja sin discusiones y enfrentamientos entre empleados.

7. Documentar los datos: Tras finalizar la reunión, resultará de vital importancia elaborar un acta, que indique un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y enviarlo de forma individual a los asistentes.

¡¡¡¡Con estos 7 pasos, seguro que las reuniones de trabajo mejorarán de forma notable en tu empresa!!!!