¿Cómo organizar una buena reunión de empresa?

 

¿Cómo organizar la reunión perfecta en tu empresa?

1)     Planificación: debemos planificar la hora a la que se celebrará la reunión, el lugar, decidir quiénes serán los asistentes y asignarle una duración.

2)   Convocatoria: informar a cada asistente de la hora y el lugar donde se llevará a cabo la reunión evitará mal entendidos y desinformación entre los empleados que asistirán. Así, permitirá además confirmar la disponibilidad de los asistentes.

3)     Guion y acta: es imprescindible redactar un guion para dejar claro a todos los asistentes los motivos de la reunión y el objetivo de esta. Así como el acta una vez finalizada, donde se registrarán los temas tratados y los acuerdos adoptados, con la finalidad de certificar y dar validez a lo acordado.

4)      Ambiente: todos los asistentes deben tener un lugar donde colocarse en la reunión, lo que podría favorecer al desarrollo, además de algún detalle para aumentar su comodidad. No es lo mismo asistir a una reunión y permanecer en pie durante una hora, que asignar a cada asistente un asiento cómodo y, por ejemplo, una bebida, al igual que proporcionarles un bolígrafo y papel donde poder tomar apuntes de lo tratado.

5)      Cierre de la reunión: es el espacio donde se sacarán las conclusiones del tema tratado, teniendo en cuenta las ideas más destacables de cada asistente y la decisión final que se llevará a cabo por parte de la empresa o el departamento encargado de ello.

Lo que NO debes hacer en una reunión

Improvisar: es importante que cada asistente esté informado del tema que se tratará y por tanto se forme una opinión al respecto para poder tratarlo.

Llegar tarde: la puntualidad es algo vital a la hora de dar buena imagen a los superiores y compañeros

Mostrar desinterés: la forma en la que permaneces en una reunión puede demostrar el compromiso e interés que tienes con esta

Utilizar el teléfono: a menos que sea necesario para llevar a cabo alguna tarea relacionada con el tema a tratar, utilizar el teléfono provocará distracciones y además transmitirá una imagen de despreocupación.