¿Cómo tener una reunión eficaz?

 ¿CÓMO TENER UNA REUNION EFICAZ?

Pese a la gran cantidad de reuniones de trabajo que se realizan a diario, la eficacia de estas no es siempre la esperada. Por ello, os diré cómo tener una reunión eficaz en unos simples pasos:

 

Inicio:

• Número de asistentes: Bajo si es posible. Facilitará la participación y el ambiente.

• Crear clima: Convoca la reunión en horario laboral, avisando a los asistentes con antelación e informándoles de los temas a abordar y la duración de la misma.

• Grado de madurez de grupo o nivel de pertenencia: Madurez y cohesión (personas que se conozcan o tengan espíritu de grupo).

• Condiciones físico-materiales: Confortables (temperatura, iluminación…), los medios de comunicación favorecen la comunicación.

Exposición:

• Introducción con objetivos: Los asistentes deben de estar informados de los objetivos de la reunión.

• No desviarse: Algo muy usual en las reuniones es querer tratar un tema y terminar hablando de otras cosas. Evítalo. Trata de solucionar el tema por el que se hizo la reunión.

Desarrollo:

• Orden del día: Los temas a tratar seguirán un orden y se respetarán durante el transcurso de la reunión.

• Ir resumiendo conclusiones: Una persona deberá de tomar nota sobre los temas abordados y las soluciones dadas.

• Respetar los tiempos: Debes controlar el tiempo utilizado de forma que la reunión no se alargue más de lo necesario. Podría crear mal ambiente salir finalizar más tarde del horario acordado.

• Fomentar la participación de todos los asistentes: En las reuniones hay personas que acaparan el diálogo, y personas que no se manifiestan. Intenta que todas las personas intervengan de manera equitativa aportando su punto de vista.

Conclusión:

• Acuerdos responsables, próxima reunión: Al finalizar la reunión se lograrán unos acuerdos que se deberán de cumplir por parte de los presentes. En caso de ser necesaria continuar la reunión en otro momento se programará en ese momento.