MÉTODOS DEFINITIVOS PARA UNA REUNIÓN EFICIENTE

Las reuniones son uno de los pilares en toda empresa. Se deben desarrollar de manera óptima para el buen desarrollo tanto interno como externo.

Veamos algunos puntos a tener en cuenta a la hora de realizar este tipo de encuentro.

ANTES 

Informar con antelación de todas las especificaciones de la reunión.

Enviar un correo electrónico informando de todos los detalles, así como pedir confirmación de la recepción del mismo.

Definir bien todos los objetivos y temas a tratar, sino la reunión puede no tener un final concreto y por lo tanto resultará más aburrida a la par que cargante.

                                                               

Reunir al personal explícitamente necesario para que no se sienta poco valorado al no poder participar del todo durante la sesión. 

Así ésta será más amena y efectiva.

Puntualidad siempre, es un punto imprescindible. 

DURANTE

Escoger óptimas condiciones de temperatura, 

luminosidad, así como lugar donde reunirse.

No permitir que nadie monopolice la reunión. Intentar que todo el personal convocado participe aportando sus propias ideas y opiniones.

          

Usar gráficos y esquemas visuales, ya que ayudarán a comprender mejor la/s temática/s.

Aportar algunos pequeños detalles como una pequeña libreta y un bolígrafo si hubiese que apuntar/escribir algo o un aperitivo, así la reunión sería más amena.

A LA HORA DE FINALIZAR LA REUNIÓN

La reunión debe finalizar a la hora pactada y si quedase algún punto pendiente, aplazarlo a la próxima.

                          

Llegar a acuerdos entre todas las partes de los responsables, teniendo en cuenta todas las mejoras a realizar.

Marca la diferencia en las reuniones

 

Como todos sabemos, a nadie nos gusta ir a ciegas cuando nos hablan de reuniones, siempre estamos preocupados de si llegaremos o no a la reunión. Por esa razón a la hora de planificar la reunión, es muy importante indicar en la convocatoria el lugar específico en el que será la reunión, la hora y también muy importante la fecha. Una vez sabemos estos puntos empezaremos a pensar en el lugar de la reunión.

Ten en cuenta que, factores como la temperatura, la iluminación, la conexión WI-FI, la acústica del lugar, y la ubicación del mismo, marcan la diferencia. No queremos estar en una sala donde la acústica o ruidos ambientales no permitan escuchar bien a los participantes de la reunión o si están tiritando de frío o asados de calor.

En cuanto a la iluminación, debemos buscar aquellos lugares donde se pueda ver bien a todos los integrantes, sin sombras ni contraluces.

Piensa en el tipo de reunión que estás buscando y hazla a medida:

Debes incluir esos detalles que diferencian un tipo de reunión del resto, ej.: si pensamos en una exposición de un proyecto de trabajo, debemos tener en cuenta que la sala debe tener proyector o pantalla donde reproducir los contenidos audiovisuales, también es importante si se da mucha información en la reunión, pensar en dar libretas y bolígrafos a los integrantes para que puedan tomar anotaciones si es necesario e incluso buscar un lugar con internet o WI-FI. Si la reunión está enfocada a potenciar la relación interpersonal de los integrantes, tal vez sea mejor buscar una sala amplia o tal vez pensar en un polideportivo o salas de gimnasia.

Para finalizar ofrecer bebida y comida en la reunión puede ser un punto a favor para asegurar la comodidad de los participantes (CUIDADO: no en todas las reuniones es posible, si estas en una reunión con los directivos de una empresa por motivos urgentes, no es lo mejor que los integrantes estén con la boca llena comiendo y bebiendo).

Recuerda que, en las reuniones todos sois iguales así que piensa muy bien como debes distribuir al personal para no discriminar a nadie y que todos tengan posibilidad de participar.

CONSEJOS PARA REALIZAR UNA REUNIÓN ÓPTIMA.

 PARA REALIZAR UNA BUENA REUNIÓN:

Para realizar una reunión óptima, podríamos dividirla y empezar a prepararla  por fases.

Antes de ella: 

• Convocarla a tiempo oportuno.
• Preparar los temas a tratar.
• Material si fuese necesario.
  
• El contenido.
• La sala que sea adecuada.
• Qué tenga una buena audición.

Durante:

• Una buena acogida.
• Orden del día.
• Presentación de temas a tratar
• Animación de la reunión (qué nadie se aburra y desconecte)
• Utilización del método analítico.
• Sala acorde a número de asistentes.
  
• Temperatura del lugar.
• Qué los asistentes puedan participar.

Después:

• Poner en práctica todo lo acordado.
• Acabar a la hora prevista.
• Realizar una evaluación de la propia reunión.
• Dar las gracias por la asistencia y colaboración
  

Aspectos a evitar:

• 
  Acabar más tarde de la hora fijada.
• Temperatura inadecuada.
• No realizar la orden del día.
• No fijar los objetivos.
• Hacerla monótona.
• Avisar sin antelación.
• No utilizar el material adecuado.
• Escoger mal la sala.
  

¿Cómo tener una reunión eficaz?

 ¿CÓMO TENER UNA REUNION EFICAZ?

Pese a la gran cantidad de reuniones de trabajo que se realizan a diario, la eficacia de estas no es siempre la esperada. Por ello, os diré cómo tener una reunión eficaz en unos simples pasos:

 

Inicio:

• Número de asistentes: Bajo si es posible. Facilitará la participación y el ambiente.

• Crear clima: Convoca la reunión en horario laboral, avisando a los asistentes con antelación e informándoles de los temas a abordar y la duración de la misma.

• Grado de madurez de grupo o nivel de pertenencia: Madurez y cohesión (personas que se conozcan o tengan espíritu de grupo).

• Condiciones físico-materiales: Confortables (temperatura, iluminación…), los medios de comunicación favorecen la comunicación.

Exposición:

• Introducción con objetivos: Los asistentes deben de estar informados de los objetivos de la reunión.

• No desviarse: Algo muy usual en las reuniones es querer tratar un tema y terminar hablando de otras cosas. Evítalo. Trata de solucionar el tema por el que se hizo la reunión.

Desarrollo:

• Orden del día: Los temas a tratar seguirán un orden y se respetarán durante el transcurso de la reunión.

• Ir resumiendo conclusiones: Una persona deberá de tomar nota sobre los temas abordados y las soluciones dadas.

• Respetar los tiempos: Debes controlar el tiempo utilizado de forma que la reunión no se alargue más de lo necesario. Podría crear mal ambiente salir finalizar más tarde del horario acordado.

• Fomentar la participación de todos los asistentes: En las reuniones hay personas que acaparan el diálogo, y personas que no se manifiestan. Intenta que todas las personas intervengan de manera equitativa aportando su punto de vista.

Conclusión:

• Acuerdos responsables, próxima reunión: Al finalizar la reunión se lograrán unos acuerdos que se deberán de cumplir por parte de los presentes. En caso de ser necesaria continuar la reunión en otro momento se programará en ese momento.

¿Cómo hacer que una reunión sea interesante?

Realizar una reunión que sea interesante es muy importante dentro del sistema empresarial. 
Que sea competente hace que todo se realice más fácil y productivo para todos. Por lo tanto, ¿Cómo debemos realizarla? 

A continuación, te daré unas pautas a seguir de una manera muy simple y sencilla:

Preparar la reunión con tiempo

• Lugar de la Reunión:  Se celebra el encuentro en un lugar que esté bien iluminado, acondicionado y adecuado para para la comodidad de las personas, teniendo en cuenta los asistentes que van a ir.

• Preparación de la Sala: Necesitamos saber que todos los elementos necesarios para la reunión funcionan correctamente.

• Documentos Profesionales: Es muy importante que las personas lleven los documentos necesarios para el buen desarrollo de la reunión. También debemos incluir recursos audiovisuales para que la presentación sea más dinámica y llevadera.

• Responsable de la reunión: Debe preparar la reunión siendo conscientes de los puntos que deben tratar. La convocatoria en el cual se especificará el tema de la reunión tendrá que enviarse con antelación de tal manera que las personas que asistan puedan confirmar su asistencia y organizar su horario.

Comenzamos la reunión con buena energía

• La reunión debe comenzar a la hora marcada, sería una falta de respeto para la gente que asista. 

• Después, tendríamos que hacer un resumen del orden del día para que quede claro de los que va a hablar. 

• Tiene que haber un buen ambiente durante la reunión entre todos para que así todas las cuestiones que se planteen fluyan de manera rápida y eficiente. 

 

Desarrollo de la reunión según lo planeado

• Una vez creado el ambiente ideal, empezaremos la reunión exponiendo los temas que vamos a tratar. Pondremos en común los diferentes puntos de vista de todos los asistentes a la reunión, es muy importante la participación siempre y cuando sea del tema a tratar.  

• En el transcurso de la reunión habrá un secretario/a rellenando el acta, con ello anotando todas las decisiones que se tomen y quien dijo cada una de ellas. 

¿Cómo finalizar bien la reunión?

Llegó el momento de terminar la reunión, será a la hora que teníamos acordada. Si todavía no acabamos los puntos que teníamos que tratar o los asistentes aún tienen dudas, planificaremos otra reunión para otro día, pero no alargaremos esta sino la gente perdería el interés y la motivación. Será necesario que los puntos que se hayan tratado tengan una resolución clara y que todos los participantes los entiendan, para ello tendremos un tiempo de ruegos y preguntas, que habríamos planificado con antelación. Por último, acabaremos de redactar el acta.

A continuación, os dejare unos enlaces para mejorar la eficacia de llevar a cabo una buena reunión:

• https://www.shinecoachingbarcelona.com/es/reuniones-eficaces-trabajo-en-equipo/
• https://youtu.be/B1nRa-URyjI

¿CÓMO SERÍA UNA SALA DE REUNIONES PERFECTA?

El éxito de las empresas se basa en gran medida en las relaciones con sus clientes. Es por esta razón que se debe tomar en consideración este aspecto tan relevante, como lo es poner empeño en que las reuniones se den en un ambiente óptimo y especialmente diseñado para ello.

• UBICACIÓN: La ubicación suele ser el factor más importante para decidir si un lugar con sala de reuniones es adecuado y reúne sus necesidades. Debería tener transporte público o aparcamiento y ser fácil de encontrar ya que es muy importante que nadie se pierda antes de la reunión.

• ESPACIO QUE PROPORCIONA CAFÉ/TÉ O CATERING: Es otro aspecto importante la presencia de bebidas o catering ya que no está de más ofrecer a los compañeros o inversores un refrigerio durante la jornada.

• ESPACIO CUENTA CON RED WIFI RÁPIDA Y MEDIOS AUDIOVISUALES: Es muy importante contar con una sala con buena red wifi y medios audiovisuales para que la reunión sea de gran éxito.

• SALA CON LUZ NATURAL: Es muy conveniente contar con una sala con luz natural para evitar la fatiga visual y otros malestares que pueden interferir en el desarrollo de la reunión.

• SALA SUFICIENTEMENTE GRANDE: Es importante habilitar una sala donde el espacio que tendrá cada persona haga que la estancia sea cómoda.

• LIMPIEZA Y ORDEN: La limpieza y el orden dan en primer lugar una sensación de bienestar y ayuda a presentar una mejor experiencia.

• PRIVACIDAD: Se debe elegir una sala de reuniones ubicada en un lugar sin ruidos y de ser preferible, con aislamiento de sonidos externos. Lo que se dice en sala se queda en sala.

• ACCESIBILIDAD: Asegurarse de que todos los asistentes puedan utilizar el baño y los servicios de la sala de forma cómoda. Por otro lado, debemos de tener en cuenta que si alguno de nuestros asistentes está en una silla de ruedas no se encuentre con barreras arquitectónicas.

• VENTILACIÓN: Una sala de reuniones perfecta tiene que tener una temperatura ambiente adecuada. No debe hacer ni mucho frío ni mucho calor.
  
  
  

           
QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA

1. Nosotros usamos windows (o nosotros usamos MAC): Es una forma de no tener en cuenta a los asistentes que pueden acudir con sus propios equipos o sistemas operativos. En general una sala debería poder pasar el test de los tres sistemas operativos más comunes: Windows, iOs y Linux.
2. Bienvenidos al cine sonoro: Cada día más presentaciones incluyen vídeo y muchas salas o no cuentan con altavoces o solo disponen de pequeños altavoces de ordenador.
3. Enchufes para todos: Muchos de los asistentes llevarán su ordenador personal por lo que necesitarán tenerlo conectado a la red para no quedarse sin batería.