Redacción de Documentos Administrativos

EL FONDO Y LA FORMA Para que sea efectiva y funcional la comunicación escrita se deben atender los aspectos de fondo y forma

EL FONDO. - Es la parte medular de la comunicación con la cual se desplaza el mensaje por transmitir Con palabras y signos podemos sustituir las expresiones y tonos que manifestemos en la comunicación verbal presente. Como en este aspecto es realmente importante la intención del comunicado es verdaderamente necesario considerar las respuestas que se den a las siguientes interrogantes.

            LA FORMA. - Podemos definirla como la manera adecuada de vestir lo que se quiere decir, sin afectar la intención o fondo.

ORDEN DE IDEAS Todos nosotros expresamos los pensamientos que guardamos en el cúmulo de información adquirida. Dentro de un proceso mental, casi siempre inconsciente, seleccionamos aquello que de acuerdo a nuestros intereses o afinidades les concedemos carácter de importantes, estableciendo incluso un rango de prioridades.

Introducción: Apertura que con afable cortesía atrae la atención del receptor preparando su mente para recibir el mensaje principal; generalmente extrae a la mente de un ambiente para introducirla a uno nuevo. En este espacio es posible.

Desarrollo del asunto: Resulta más fácil asimilar cuando lo que se expone es gradual, progresivo y ordenado. Ello requiere conocer prioridades e importancia, siendo esencial conocer la intención tanto de lo que se quiere comunicar como de la respuesta que se espera obtener.

Conclusión: Lo que se espera que se atienda del tema cuyo desarrollo, exposición o explicación ha finalizado. Es el redondeo del asunto fundamental con la invitación a la retroalimentación. Aquí es básico especificar qué es lo que se requiere, cómo, cuándo, a través de qué medios, de quién, etc. Dejando abierta la posibilidad, a sugerencias, participación y de ser posible, comentarios.

Despedida: Una retirada corta, envuelta de respeto y sencillez, abre las puertas a una nueva comunicación.

 ESTRUCTURA DE UN ESCRITO La estructura (conformación básica) de un escrito tiene dos fases:

Interna: Producto de la elaboración mental del autor.

Externa: Visible en el escrito.

CUALIDADES DE UN ESTILO COMPRENSIBLE Estilo es la manera individual y peculiar de expresarse, aspecto que evita poder normar en este campo.

Claridad: Nada de lo expresado debe generar dudas ni equívocos. Las palabras deben expresarse con propiedad, condición ineludible para que los hombres puedan entenderse.

Concisión Es la expresión exacta en el menor número posible de palabras. La concisión Se basa en el conocimiento del léxico preciso.

Naturalidad Es la conformidad con el lenguaje común y ordinario (el de todos los días). Con objetivo de impactar, impresionar y presumir, se pretende a veces utiliza figuras literarias o palabras extravagantes y pomposas que más que pintorescas, resultan muchas veces ridículas y otras veces incomprensibles.

Sencillez El logro de las cualidades mencionadas desembocarán en la sencillez del escrito. Una idea clara, con vocablo conciso y la sintaxis natural, da como resultado un escrito sencillo.

Adecuación (exactitud). Conviene expresarse con palabras apropiadas según la clase de receptor (edad, jerarquía, competencia) a quien se dirige el escrito.

Ordenación funcional (esquema y desarrollo de ideas) Los elementos que forman el escrito deben plantearse ordenadamente.

Originalidad Toda forma de imitación, automatismo es práctica, pero creativa

Interés (recursos lógicos y psicológicos): el aburrimiento y el tedio que produce un escrito no depende del tema, más bien de la manera de exponerlo.

       Actualidad: un concepto es válido en la medida del contexto; debe evitarse expresar un concepto sin contexto.

 ERRORES QUE OBSTACULIZA UNA BUENA COMUNICACIÓN Si el propósito de la comunicación escrita es permitir la fluidez de la información, así como agilizar el desarrollo de funciones y obtención de resultados, todo obstáculo es un tropiezo para el cumplimiento del mismo propósito que conduce a su fracaso.

Vicios del lenguaje: Estriban en hábitos inapropiados, en abuso de determinadas palabras que conducen al tedio, la exageración, o falsa apreciación o desvirtuamiento del mensaje.

Solecismos. Es un término muy amplio que abarca todo error de construcción.

CRITERIOS PARA LA CORRECCIÓN La revisión de un escrito propio exige un proceso mesurado, lo que hace muy consecuente que se permita al texto “superar” un espacio libre entre su realización y supervisión. Entre los problemas más frecuentes con los cuales podrá tropezar un escrito, están:

Frases largas. Es recomendable reducir las frases muy largas y dejar aquellas cortas que permiten reconocer la estructura léxica del idioma y que son más contundentes.

Puntuación deficiente. Es necesario recordar que las ideas se expresan en frases completas y simples. Separe ideas diferentes y establezca puntos y aparte. Por último, lea en voz alta, la respiración es su mejor corredor de estilo, ahí donde le indique ponga un punto o una coma.

Confusión. Aquellas partes del escrito que no resulten claras afróntelas desde el fondo hasta la forma. Hágalo cuando esté lucido (despejado).

Palabras y construcciones dudosas. Si tiene duda sobre una estructura o una palabra. Sustituya una palabra o frase por otra(s) más claras. Apóyense en los diccionarios especializados del idioma. Si es posible aclare, pero nunca ignore.

OPINIÓN PERSONAL

La redacción de documentos escritos es una labor difícil. Si las ideas acerca del contenido no son claras, desarrollar un texto que cumpla con los requisitos que he buscado en la información antes expuesta para el foro puede convertirse en un verdadero fracaso. La redacción de textos es una cualidad importante en un puesto de trabajo de Asistente a la dirección, independientemente del tipo de textos o el destinatario del mismo.

Los textos deben cumplimentar con ciertos criterios que hacen mejorar la apariencia general del documento. Cuando la apariencia del texto y el contenido juegan un papel importante por el motivo o la persona a la que van dirigidos, el documento va a representar la imagen de la empresa. La representación de la empresa es delegada en ciertos cargos y en ciertas acciones en los que se espera que las expectativas sean alcanzadas con existo. A continuación adjunto un vídeo como información complementaria.

LA NECESIDAD DE UNA CORRECTA COMUNICACIÓN ESCRITA

A diferencia de la comunicación oral, tomada en muchos aspectos como la comunicación esencial, la comunicación escrita no se realiza de forma inmediata, sino que puede establecerse a lo largo de los años, reflejando de una manera clara la evolución de la sociedad.

 

  Uno de los principales objetivos que tiene esta manera de trasmitir un mensaje, podría ser el establecimiento de un tipo de comunicación en la que el mensaje pueda ser fijado en un soporte, durante un largo periodo de tiempo y en ocasiones, alcanzando la permanencia del mensaje.

 

De la misma forma, este tipo de comunicación le permite al emisor que su mensaje pueda llegar a lugares que tal vez nunca llegue a conocer, o incluso dirigir su mensaje a lugares remotos y personas desconocidas, ya que en esta comunicación los sujetos que intervienen no tienen que estar en el mismo lugar ni tiempo, ni tan siquiera tienen que estar vivos en la misma época.

Además, cuenta con el tiempo como aliado, permitiendo al escritor tomarse su tiempo para llevar a cabo la utilización de palabras y de oraciones más cuidadas que en la comunicación oral.

¿Pero por qué es tan importante?

Para una buena efectividad en este tipo de comunicación, es necesario un buen conocimiento del idioma utilizado, para así poder aprovechar al máximo su sintaxis y la utilización de un vocabulario amplio y correcto según el tipo de mensaje que se requiera construir. Y es que este es un aspecto importante de la comunicación tanto personal como dentro del mundo laboral, ya que se trata de mensajes que son planos, sin otros elementos de comunicación como el tono de voz, el lenguaje corporal de la persona y los gestos. Un mal uso de ciertas palabras, la ortografía, la puntuación, gramática... todo esto puede determinar si el mensaje dará lugar a confusión, o incluso si pudiera resultar ofensivo e ineficiente si no se escribe bien o se usa una terminología vaga.

Claro está, que la mayor o menor dedicación en la elaboración del mensaje escrito dependerá de para quién se escriba, pero dentro del ámbito laboral es imprescindible una correcta explotación de todas estas características, ya que otorgarán una imagen al lector de profesionalidad, perfección y buena imagen.

A día de hoy, la sociedad demanda un buen dominio de la lengua escrita para así poder elaborar multiplicidad de mensajes, dentro de distintos contextos y destinados a un diverso público de lectores. Y para ello, es necesario estar un poco al corriente de los diversos cambios que se van produciendo dentro de la lengua, cosa que muchas veces resulta un tanto complicado, pero también tenemos al alcance de nuestra mano numerosos métodos de comprobación sobre nuestra ortografía.

¿Pero por qué en demsiadas ocaciones no se dedica el tiempo necesario en la elaboración de un mensaje escrito, desvalorizando su uso?
 
Bien, tal vez sea porque constituye un complejo proceso comunicativo desde que implica la representación mental de los contenidos, o que la estructura del mensaje y de las oraciones a escribir exijan una constante revisión, además de la reflexión sobre la información o la preocupación del registro atendiendo a la situación comunicativa pertinente.

Hay que destacar la importancia de la ortografía, que, a mi parecer, viene determinada principalmente por ser fundamental en el desarrollo profesional y personal. Por ello es de vital importancia aprender a organizar las ideas y expresarlas de un modo claro. Porque esto está al alcance de cualquiera que esté dispuesto a dedicar algo de tiempo y esfuerzo a aquello que escribe.

Incidiendo en este último aspecto, la ortografía, en mi opinión, debería de tener una mayor importancia y dedicación, ya que actualmente es muy necesario el conocimiento de un buen uso de la lengua, sobre todo si hablamos de la materna. 

Porque la ortografía no consiste exclusivamente en determinar el empleo correcto de palabras y letras, sino que al mismo tiempo hay que tener en cuenta las diferentes reglas. No es extraño ni poco frecuente el encontrarse con personas que dudan si es "yendo" o "llendo", que confundan significados, no sepan dónde meter esta o aquella palabra, o duden entre si será "fue" o "fué". Y no, no es imprescindible un conocimiento exhaustivo, pero sí saber defenderse lo mejor posible al enfrentarse ante una redacción tanto en un trabajo, como para dirigirse a cualquier entidad.

Porque sí es cierto que mientras hablamos no existen las tildes, ni los párrafos, ni tan siquiera oraciones complejas, pero sí existen en la comunicación escrita que tan presente está en nuestro día a día, y que tan mala imagen da si se utiliza de una manera incorrecta. Y por esta razón escribir sin faltas de ortografía debería ocupar el papel más importante en nuestros escritos.

En muchas ocasiones un texto mal escrito pierde calidad, hace que su escritor pierda autoridad y prestigio.
  
No nos dejemos llevar por la comodidad, y no nos acostumbremos a escribir de una manera más vulgar que conlleve el maltrato de la lengua utilizada, hecho que resulta difícil de cambiar dado que hoy en día es muy frecuente escribir de una manera rápida, corta y simple.

Mediante nuestras palabras transmitimos la imagen de nuestra personalidad y forma de ser.

Aquí dejo dos enlaces para ponerse a prueba con la ortografía.

http://www.upsocl.com/cultura-y-entretencion/este-test-determinara-que-tan-buena-es-tu-ortografia/

http://test-gratis-oposiciones.blogspot.com.es/2014/12/test-de-ortografia-para-oposiciones.html 

Arianed Fernández