Sí, parece obvio que, para fijar una reunión, es preciso tener claro cuáles son sus objetivos, pero esto no siempre es así. En las organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina, porque siempre se trabajó así, o porque es preciso abordar una situación, que bien podría haberse resuelto con una llamada telefónica o en un chat. Por este motivo, el hecho de tener bien claro si realmente es necesaria una reunión y, en caso afirmativo, que la misma tenga un objetivo claro, es el primer paso para asegurar su éxito.
Asistentes
Las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de la misma. Más allá de que es preciso determinar por qué una u otra persona debe participar de cada uno de los encuentros que organices, el número total de participantes es también determinante. ¿Conoces la regla 8–18–1800? De acuerdo a los autores, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un brainstorming, 18 es el número ideal de asistentes (no te preocupes, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1800 personas (o el total de miembros que haya en tu organización).
Hayas organizado una reunión de 8, 18 o 1800 participantes, es preciso que cuentes con una agenda del día que incluya todos los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema, y cuánto tiempo se destinará al desarrollo de cada asunto. Una vez en la reunión, intenta no desviarte de tu programa, créeme, ¡te ahorrarás un gran dolor de cabeza!
Roles
Te recomendamos que asignes roles previo al comienzo de la reunión: ¿Quién estará a cargo de las presentaciones? ¿Quién tomará nota de todo lo hablado? ¿Cómo sabrán si están cumpliendo con el tiempo previsto? ¿Quién estará a cargo de contar los votos, si fuera necesario? Una vez más, el sentido común es el menos común de los sentidos, y por más obvio que parezca, el hecho de ponerse a decidir en el momento quién estará a cargo de cada uno de los puntos mencionados, no es más que una pérdida de tiempo durante la propia reunión.
Puntualidad e infraestructura
Una vez que organizaste meticulosamente la reunión, el siguiente paso es garantizar el éxito de la misma. Para ello, además de todos los aspectos ya mencionados, es determinante que el encuentro comience y termine en hora, y que, previo al comienzo del mismo, te asegures de que cuentas con toda la infraestructura necesaria para su correcto desarrollo (proyector, pizarra, ordenadores, o lo que consideres necesario). Llega con antelación al sitio de encuentro, verifica que el mismo cuenta con toda la infraestructura necesaria, y, llegada la hora de la convocatoria, comienza la reunión con los presentes. Ajústate al cronograma pautado, y asegúrate que se cumpla con los roles asignados. Termina la reunión a la hora pactada, y recuerda, cuanto menos dure, mejor.
Acciones posteriores a la reunión
Como puedes ver, organizar una reunión eficiente implica mucho tiempo y esfuerzo. ¡No permitas que todo tu trabajo quede en el tintero una vez que cada participante haya vuelto a su oficina! Para ello, debes crear, comunicar y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de de la misma.
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