Las reuniones se deben llevar siempre a cabo de manera planificada y con un tiempo de duración planeado. Es decir, que se sepa siempre la hora para empezar y también la hora que va a finalizar la reunión.
Hay un refrán que dice: “Si fallas en preparar, estás preparándote para fallar.” Pero eso a nosotros no nos va a pasar porque el primer paso para que una reunión salga bien y obtener el resultado que nos hemos propuesto, es tomarnos un tiempo para prepararla bien.
Al hablar de reuniones virtuales, debemos considerar primordial contactar con antelación y mediante correo electrónico con los demás participantes para concretar una determinada hora y ver si todos disponen de los dispositivos necesarios para llevar a cabo con éxito dicha reunión.
INICIO
Lo más importante para facilitar el éxito de la reunión es:
o Ser puntuales para iniciar la reunión.
o Comprobar que disponemos de una buena conexión a internet.
o Buscar un lugar tranquilo para conectarnos y de esa manera escuchar con claridad lo que nos quieren transmitir los demás asistentes y también que nos escuchen.
o Comprobar la webcam y los auriculares.
o La luz tiene que ser la adecuada y hago un paréntesis para recordar que hay que dar una buena imagen ya que estamos puestos delante de una cámara con más gente.
DESARROLLO
Se trata de un mayor nivel de interacción entre los participantes ya que es aquí donde se desarrolla el trabajo en equipo y el intercambio de opiniones para obtener los resultados deseados de la reunión.
Para ello:
o Hacer una acogida e iniciar la reunión.
o Presentar los temas a tratar e intentar crear un buen clima entre los asistentes, ya que eso nos permite desarrollarnos mejor y estar más cómodos.
o Debemos realizar diversas actividades o lanzar preguntas para marcar el rumbo y garantizar la atención de cada miembro de la reunión.
o Compartir documentos para recopilar información o pedir opiniones.
o Asegurarnos de que nadie se aburra o se distraiga ya que al estar delante de una pantalla es muy fácil distraerse.
CIERRE
En todas las reuniones se debe hacer un acta en el que se deja reflejado la existencia de la reunión y las decisiones que se han tomado en la misma. Antes de cerrar la reunión, hay que asegurarse de que han sido tratados todos los temas y si queda alguno por tratar, concretar una próxima reunión
La clave es llevarlo todo muy bien preparado e ir cogiendo apuntes durante todo el tiempo. De esta manera, cuando se acabe la reunión es muy sencillo ver si te ha quedado algún tema por tratar o si tu objetivo se ha cumplido y has llegado al acuerdo deseado.
No hay comentarios:
Publicar un comentario