-La razón por la que se organiza la reunión, no se puede organizar así por que sí, hay que realizarla solo cuando sea necesario, para no hacer perder el tiempo a los asistentes.
-Organizarla con suficiente antelación determinando quién debe asistir y convocándolos con el tiempo suficiente para que puedan programar su participación e informándoles del motivo, lugar, hora de comienzo y finalización de la misma.
-Elección del lugar, hay que tener en cuenta el número de asistentes, la localización, que sea accesible, las tecnologías necesarias y reservar la sala.
-Preparar todo lo necesario antes
de la llegada de los asistentes para poder comenzar a la hora prevista. Es conveniente
realizar una prueba previa de todos los dispositivos tecnológicos (comprobar
que las baterías están cargadas, que no falta ningún cable, que funciona todo
correctamente…).
-En función de la duración de la
reunión se preparará un timing con momentos de mayor intensidad y otros con
periodos de descanso. A tal efecto se dispondrá de agua o bebidas refrescantes
o estimulantes.
- La distribución de la sala, se
planificará en función del tipo de reunión. Por ejemplo: si la reunión se apoya
en medios audiovisuales se procurará que todos los asistentes tengan visión directa
a las pantallas, si por el contrario es una reunión donde prima la
participación de los asistentes, se tenderá a disponer los asientos de forma
que se garantice la visión directa entre los mismos (mesa circular).
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