LAS REUNIONES PUEDEN SER DIVERTIDAS

¿Una reunión ahora? ¿Para qué?

¿Qué nos hace pensar que las reuniones son sinónimo de aburrimiento o pérdida de tiempo?

Antes de nada, debemos tener claro que las reuniones son una parte fundamental en la consolidación del grupo, en la transmisión de información, en el avance de los proyectos, en la motivación del equipo y en desarrollar procesos eficientes en la estructura de cualquier organización.

Partiendo de esta base podemos desmentir que sean una pérdida de nuestro valioso tiempo laboral… ¿Pero por qué muchas veces nos sentimos así cuando nuestro jefe nos anuncia la celebración de una?

Bien, el hecho de no establecer bien los tiempos de inicio y final, así como no ir al grano en los temas importantes, o incluso el no respetar los turnos o que éstos sean casi inexistentes pueden llevarnos a esa sensación de inefectividad…

Pero hay algo más…

La monotonía de realizarla siempre de la misma manera y en el mismo lugar.

Originalidad. Diferenciación. Creatividad. Conexión. Efectividad.

¿BUSCAS UNA REUNIÓN DIFERENTE PERO EFICIENTE?

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· APLICACIONES MÓVILES 📲

Ya tienes excusa para coger el móvil.

Es un hecho que la tecnología móvil se ha hecho con la interacción y la relación entre personas, por ello, proponemos el uso de esta tecnología para llevar una comunicación más ágil y hacer de la reunión un tiempo aprovechado al máximo.

Gracias al uso de una aplicación móvil para la gestión de las reuniones en la empresa, todos los trabajadores que dispongan de ella podrán consultar la agenda, recibir notificaciones y confirmar la participación de los asistentes.

Además de esto, vamos a enumerar de manera breve los beneficios que puede ofrecernos llevar a cabo esta novedosa manera de interactuar en una reunión:

° Los asistentes tendrán acceso al programa completo de la reunión. También te permitirá crear alertas y sesiones en el calendario.

° Se puede publicar el listado de asistentes y ellos mismos pueden editar sus datos.

° Puedes adjuntar todos los documentos que se consideren interesantes para complementar las reuniones.

° Cada asistente puede marcar su contenido favorito y añadir notas.

° Personalización. Este tipo de aplicaciones son diseñadas a medida, y con el corporativismo patente y fácilmente manejables, actualizables en cualquier momento.

° Cualquier comunicación importante por cualquier motivo les llegará a todos los asistentes que estén dados de alta en la aplicación.

° Analítica. Estas herramientas te permiten generar informes y estadísticas para tener un feedback completo y poder analizar el resultado de la reunión en cualquiera de los parámetros que se desee analizar.

· DESAYUNO 🍴

Con el estómago lleno se piensa mejor.

El desayuno es uno de los momentos más importantes del día. Sin duda consideramos que es una manera de comenzar la jornada motivado y con buen humor.

Además, numerosos estudios avalan que durante las primeras horas del día somos mucho más eficientes en el trabajo, siendo el nivel de concentración más superior durante las tres primeras horas del día.

De esta manera, promoveremos el intercambio de ideas, puntos de vista y posibles líneas de actuación sobre los temas expuestos en la reunión.

· WALKING MEETINGS 🍂

¿Hacer una reunión en una ruta al aire libre? ¿en un gimnasio? ¿por un pasillo?

Pues sí, ésta es una modalidad de reunión hecha famosa gracias a Steve Jobs, el cual afirmó en su biografía que las reuniones más complicadas las hizo caminando.

Está comprobado que mantener una actividad física moderada durante una actividad mental aumenta en torno a un 5% la capacidad de generar nuevas ideas y soluciones e incrementa hasta un 9% el compromiso con las tareas designadas y atribuidas a los participantes.

Además este tipo de reuniones ayuda a liberar tensiones y combate el sedentarismo de los trabajos de oficina, mejorando por tanto la salud de los trabajadores.

· STAND-UP MEETINGS 🆒

¿Reunirse de pie? ¿Por qué no?

Estas reuniones son perfectas para aspectos rutinarios o urgentes. Al tener que participar de pie la gente no se acomoda, las reuniones suelen ser más cortas, más claras y centradas en objetivos.

También se priorizan a los participantes imprescindibles, y se reducen las distracciones (garabatos, móviles…), que de pie se convierten en evidentes.

· FISHBOWL 🐠

Y que nadie se deje lo que quiere decir dentro de la pecera…

Es especialmente efectivo para evitar interferencias.

El método es el siguiente: se forma un pequeño círculo en el que se sientan los participantes de la discusión mientras que el resto se sienta alrededor (observando la pecera) y los escucha sin interrumpir. Pasado un tiempo, o cuando algún observador quiere participar en el debate, deberán intercambiar posiciones con los de dentro.

Esta metodología permite asegurarse que todos, al menos durante un corto período de tiempo, tengan la oportunidad de participar en la reunión, compartir sus ideas, que éstas sean escuchadas y evita que unos pocos monopolicen los debates.

Esto son solo algunos consejos de cómo salir de la rutina a la hora de llevar a cabo una reunión de manera original. Pero entendemos que no en todas las situaciones se pueden llevar a cabo, sea como sea, recuerda siempre ser puntual, cuidar el lenguaje corporal, llevar un vestuario adecuado, mantener un clima positivo, practicar la escucha activa y respetar los tiempos.