Prácticamente el 100% de las personas siente cierta aversión hacia las reuniones ya que tienen la mala fama (merecida o no) de resultar aburridas, innecesarias y poco productivas, pero no siempre tiene porque ser así.
¿Cómo podemos organizar una reunión que deje a todos los asientes con buen sabor de boca y que además resulte productiva? Pues siguiendo esta sencilla guía 📝:
- Identificar el tipo de reunión y de asientes a la misma 👔:
Es imprescindible saber a ciencia cierta la naturaleza de la reunión, ya que puede ser de carácter mas informal, por ejemplo entre miembros de un mismo departamento de una misma empresa que trabajen juntos prácticamente a diario o puede ser algo mucho mas formal y protocolario con gente de diferentes empresas, reuniones entre altos cargos, etc. Esto es un punto muy a tener en cuenta ya que puede cambiar una reunión por completo.
- Establecer un día, una hora de principio y una hora de fin ⌚:
Una de las cosas que a los asientes a una reunión les molesta mas es no saber cuando terminara o que su duración se exceda demasiado por eso es sumamente importante fijar unas horas concretas de duración.
- Enviar a todos los asientes el plan de reunión 📑:
Otra de las cosas indispensables para lograr una buena reunión es que las personas que asistan sepan a ciencia cierta lo que se va a tratar en ella y el orden en el que se hará. También es muy importante añadir cuál es el fin último de la reunión, para que así las personas que acudan no sientan que han perdido el tiempo innecesariamente.
Dentro de este aviso deben incluirse datos como el lugar y la duración de la reunión.
Es conveniente que, de alguna forma, las personas receptoras del aviso confirmen que lo han recibido y confirmen su asistencia. Recuerda convocar a la reunión solamente a las personas estrictamente necesarias.
- Elegir un lugar que resulte cómodo 😍:
Un buen lugar para desarrollar una reunión debe cumplir los siguientes requisitos:
+ Que sea suficientemente espacioso.
+ Que haya una temperatura adecuada.
+ Que disponga de todo el material necesario para llevar a cabo la reunión (proyectores, material de papelería, red de Internet, etc.)
+ Que sea de fácil acceso y con posibilidad de aparcamiento (sobre todo si acuden personas desde distancias medias o largas)
+ Si la reunión se va a prolongar durante un periodo de tiempo significativo debemos asegurarnos de que se dispone de bebidas, comida si fuera necesario y aseos.
+ Organizar correctamente y de forma coherente la forma en la que se sentaran los asistentes, teniendo en cuenta todos los factores.
- Asegurarse de que se tomen notas de la reunión 💻:
Debemos asegurarnos de que existe una o varias personas encargadas de recoger todo lo expuesto en la reunión ya que una vez finalizada la misma es conveniente que se envié a todos los asistentes un documento con lo tratado en la reunión y con todo lo aprobado o convenido en la misma, a modo resumen.
De esta forma nadie sentirá que la reunión no ha servido para nada.
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