La efectividad de las reuniones en el ámbito laboral

 

Las reuniones forman parte de la vida diaria profesional, sobre todo en ámbitos principalmente empresariales y de administración, y suponen un punto de encuentro entre un grupo determinado de trabajadores con el fin de analizar situaciones, solucionar conflictos y tomar decisiones sobre aspectos relevantes. Suponen un elemento fundamental de la rutina empresarial y, sin embargo, en muchas ocasiones parece que no se gestionan de manera idónea.

Es habitual que se convoque a personas que no están relacionadas con el asunto a tratar, se pueden llegar a alargar innecesariamente por centrar la atención en temas secundarios (o por ser incapaz de abordar uno cada vez) y se tornan tediosas o aburridas; todo ello dando la imagen de que no se han preparado como es debido.

A continuación, indicaremos algunos consejos para llevar a cabo este encuentro con éxito, economizando el tiempo al máximo y afectando lo menos posible a la productividad de la empresa.

1. Valorar si la reunión es imprescindible. Preguntarse si hay otra manera de solucionar los problemas que no implique interrumpir a nuestros trabajadores.

2. Preparar bien los temas que se van a tratar. Prever posibles divagaciones para saber reaccionar a ellas posteriormente y reconducir el hilo de la conversación.

3. Informar a los participantes a la hora de convocarlos. Es necesario que todos los asistentes hayan sido informados previamente en torno a qué temas va a girar la reunión para que conozcan la relevancia de su presencia.

4. Puntualidad. Tanto en el comienzo como en la finalización, es importante respetar los tiempos. Siempre será mejor convocar otra reunión a alargar demasiado la actual, ya que genera frustración en los trabajadores, sensación de perder el tiempo, y desvío de la atención.

5. Fomentar la participación. La reunión se tornará mucho más dinámica si todos ven que aportan algo a la misma.

6. Conclusión. Asegurarse de que quede claro y zanjado todo lo tratado en la reunión, tanto las medidas a llevar a cabo para tratar un problema, como los plazos y fechas de futuras acciones que se hayan establecido.

7. Seguimiento. Siempre es positivo asegurarse de que no haya habido malentendidos con respecto a los contenidos de la reunión. Una opción para hacer frente a esto podría ser un correo que resuma los aspectos más destacables.