Reuniones de empresa, los tipos más comunes

Reuniones de empresa, los tipos más comunes

En la actualidad se organizan constantemente diversos tipos de reuniones cada día. Sin embargo, nosotros te daremos la clave para que tu comité se desarrolle exitosamente.

El primer paso es identificar qué tipo de reunión quiere llevar a cabo, esto le servirá para ayudarle a determinar mejor su estructura y contenido más adecuado.

A continuación, les presentaremos una pequeña recopilación de tipos de reuniones más generales.

Reuniones de actualización de estado:

Es una de las más comunes. Esta categoría incluye reuniones de equipos regulares y de proyectos donde la meta principal es alinear al grupo a través  de un proceso de actualización y cambio, las actividades en grupo son la resolución de los problemas, toma de decisiones y asignación de tareas.

Reuniones para compartir información:

La meta principal es para que el hablante comparta la información acerca de cambios, nuevos productos, todo lo relacionado con el tema .Se suelen utilizar herramientas de comunicación visual, los demás integrantes de la reunión suelen realizar la función de  oyentes pasivos.

Reuniones para solución de problemas:

Son quizás el tipo más variado o complicado de reuniones. Bien sea que la reunión está abordando un problema identificado, o está enfocándose en crear estrategias y planes para navegar el futuro. Los ámbitos y las prioridades deben ser definidos, oportunidades y amenazas deben ser definidas, y posibles soluciones deberían ser sometidas a lluvias de ideas, evaluadas, y acordadas.

Reuniones de innovación:

Suelen comenzar, a través de una lluvia de ideas. Los participantes reunidos pueden entonces usar varias técnicas y procesos para reducir las ideas a una lista más enfocada. A través de clasificación, evaluaciones, y toma de decisiones, la idea o ideas más acordes son identificadas, y las recomendaciones y labores pueden ser asignadas basadas en esto.

Reuniones de creación de equipos:

Todas las reuniones deberían contribuir a la creación de equipo. Esta categoría incluye reuniones para todo el personal, reuniones destinadas a iniciar un proyecto, creación de equipos y eventos corporativos. Hacer que los participantes se sientan como partes esenciales de la unidad, equipo, departamento, rama, y compañía tiene todo tipo de impactos positivos en su compromiso, rendimiento, y satisfacción.

Por otra parte, les haremos un pequeño apunte de las modalidades de reuniones más productivas.

En cualquier dinámica empresarial o de negocios podemos encontrar desde las más clásicas reuniones de trabajo generales, de negocios y de dirección. Sin embargo, existen muchas más modalidades de reuniones más productivas para empresas.

Reuniones de trabajo informativas:

El objetivo básico de estas reuniones es trasmitir las decisiones definitivas sobre algún asunto que concierne a la empresa.

Reuniones de trabajo formativas:

Buscan incrementar la productividad del equipo mediante la formación individual.

Reuniones de trabajo de estrategia:

Se celebran para definir el plan estratégico de los proyectos. Definir las fases y todos los aspectos esenciales que lo conforman.

Para evitar cometer errores, repasaremos un poco los problemas más habituales que se pueden dar en una reunión son: 

Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.

Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.

Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.

Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.

Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.

Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien cómo llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.

Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea desmotivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.

Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.

Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.

No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.

Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.

Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.

Por ultimo, estarían los niveles de reuniones adecuándose a las necesidades y objetivos de realizar dicha reunión.

Según el tiempo de celebración podemos encontrar 4 tipos de reuniones. La periodicidad con la que se organiza una reunión de trabajo nos puede dar una pista de la importancia del tema y de la comunicación entre las partes para la coordinación del proyecto.

Reuniones diarias

Son aquellas reuniones de duración corta que se celebran normalmente al iniciar la jornada. Y que reúnen cada día a todos, o la mayor parte, de los empleados de la plantilla.

Estas cortas reuniones de trabajo tienen como objetivo hacer públicos los logros obtenidos, o informar de los avances que se realizan en cada uno de los proyectos.

Reuniones semanales

Las reuniones de trabajo semanales suelen tener una extensión mayor. Normalmente desde unos 40 minutos a 1 hora. Estas se pueden organizar a principio de semana si se van a evaluar los resultados de la semana anterior y presentar los próximos. O bien, a final de semana para hacer un análisis de todo lo acontecido.

Reuniones mensuales

Las reuniones de trabajo mensuales siguen otra dinámica diferente a las anteriores. Generalmente, se suelen organizar por departamentos. Son más largas y se celebran a final de mes con el objetivo de evaluar y planificar. Es conveniente que estén todos los miembros del equipo, pero si no pudiese darse esta situación estas claves para realizar reuniones a distancia te serán  muy útiles. Es aconsejable que cuenten con la figura de un moderador para dar voz a todos los participantes.

Reuniones anuales

Las reuniones de trabajo anuales, son las más importantes. Su periodicidad es anual porque en ellas se trata la conclusión y consecución de los objetivos propuestos para el ciclo anual. En esta también se trata de definir a grandes rasgos los objetivos que van a marcar el desarrollo de las actividades empresariales del siguiente curso.

Este tipo de reuniones se suele celebrar en un lugar externo a la empresa al final del curso empresarial. En ellas participan todos los responsables de los proyectos, los directores y empleados, sin importar la jerarquía de la empresa. Estos 4 consejos para triunfar en una reunión de trabajo te ayudarán en la consecución del éxito.