Nuestro jefe nos pide que organicemos una reunión para tratar un tema determinado, ¿que tenemos que hacer??
Lo primero, tener claro el asunto que se va a tratar y el personal que va a estar implicado. También debemos saber con antelación la fecha, hora y localización de dicha reunión.Si no disponemos de un espacio en nuestra empresa debemos buscar uno externo y pedir la aprobación del presupuesto.
Da la casualidad que tenemos en nuestra empresa sala disponible y hemos comprobado que en la fecha en la que se va a realizar la reunión, está libre, así que debemos reservarla.
A continuación se hará llegar a los participantes una convocatoria en la cual se va a especificar los temas a tratar así como la fecha, hora, tanto de inicio como de finalización (la cuál es muy importante respetar) y lugar de dicha reunión (así pueden preparar su intervención). Es necesario solicitar la confirmación de la recepción de la convocatoria para así realizar un listado de las personas que van a asistir.
¿Y el siguiente paso?
Preparar el lugar de la reunión.
Para ello debemos cerciorarnos de que disponemos de los medios técnicos necesarios para su desarrollo( ordenador, proyector, pantalla...) y probarlos unos minutos antes de que comience la reunión.
La disposición de los participantes debe facilitar la visión entre todos ellos para su buena comunicación. En cada puesto ha de haber folios en blanco y bolígrafo para posibles anotaciones. Si hay que entregar un dossier a los participantes se les dejará previamente junto con los folios en blanco.
La luz: que no sea tan fuerte como para necesitar gafas de sol ni tan tenue como para que se nos duerma el personal.
La temperatura:ni con frío ni con calor. ¡¡Al punto!!, como los chuletones.
También se debe tener a disposición de los participantes agua.
YA SE HA TERMINADO LA REUNIÓN, ¿Y AHORA QUÉ ?
La persona que ha dirigido la reunión se quedará para poder atender posibles dudas o cuestiones que los presentes tengan (aunque sea de cuestiones no tratadas pero que se deriven de ella).
Se debe redactar un acta y un informe que recoja todo lo tratado en la reunión, junto a las conclusiones, especificando quien dijo cada cosa. El informe de la reunión así como el acta deben archivarse.
Si durante la reunión surgiesen nuevas cuestiones que se necesitasen tratar en otra , se debería ya planificar el orden del día de la misma.
Bueno, y ahora que ya todo el mundo se ha ido nos toca recoger la sala y dejarla como nos gustaría encontrarla.
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