AMBIENTE AGRADABLE, REUNIÓN DE ÉXITO

Reunión. Sin duda, esa es una palabra que todo trabajador teme escuchar porque, reconozcámoslo, pueden llegar a ser una auténtica pesadilla: gente que no sabe de qué va la cosa, que llega tarde o que directamente, prefieren estar en cualquier otro sitio, y no allí.

Sin embargo, es muy necesario que en toda empresa éstas se den para poder solventar los problemas y que exista un buen funcionamiento de la misma.

Pero, ¿qué hacer cuando es a ti a quién le encomiendan la organización de dicha reunión? 😰

Podríamos enfocarnos en los aspectos más técnicos (como encargarse de convocar a las personas correctas, enviarles la información correspondiente, etc.), pero nosotros vamos a centrarnos en algo que resulta IMPRESCINDIBLE: lograr que las reuniones agraden a todos, creando un buen ambiente entre los asistentes.

Para conseguir dicho objetivo, necesitaremos conocer una serie de recursos, los cuales citaremos a continuación.

• Aunque no lo parezca, el lugar de reunión SÍ es importante: seguramente, la mayoría de personas que tengan que gestionar un acontecimiento así no suelen pensar mucho en ello, sobretodo si se trata de una reunión dentro de la empresa ya que se escogería un lugar cualquiera y fin del asunto. Pero eso es un grave error ya que aspectos como el sonido, la temperatura o la iluminación, pueden marcar una gran diferencia entre sentirse cómodos durante el tiempo que dure el encuentro, o un auténtico infierno. Por eso, es importante gestionar el entorno con antelación para adaptarlo a las necesidades de los asistentes. 

• Otro aspecto muy relevante sería el horario. Hay que tener presente que las personas que han sido convocadas a la reunión tienen también que gestionar otros asuntos, por lo que sería apropiado escoger con suficiente antelación una fecha y una hora concretas para realizar y finalizar el encuentro, de tal forma que nadie tenga problemas a la hora de acudir a la misma y sin temor de que perjudique sus otros compromisos. Eso evitaría que los asistentes se distrajeran pensando en otras cosas, como el final de la reunión.

• Un punto a tener también en cuenta que puede ayudar a la hora de crear un ambiente cómodo y relajado en las reuniones, sería que la persona encargada de dirigir la reunión, mantuviera una relación cercana con las personas que ha convocado, puesto que mantener ciertas barreras levantadas entre ellos impediría que esas personas pudieran sacar a relucir todo su potencial al no sentirse lo suficiente a gusto o motivados para ello.

• Por otro lado, y en relación con el punto anterior, en toda reunión que se precie, tiene que existir una relación de FEEDBACK, es decir, el encargado de la dirección de la misma no debe ser NUNCA el único en hablar, sino que tiene que motivar a los a asistentes a participar, y cuanto más, mejor. De esa forma, no solo puede hacerles sentirse motivados al escuchar sus ideas o sugerencias, sino que también les ayudaría a sentirse más implicados e interesados en sus trabajos y a desarrollar su creatividad. Así mismo, para que esta condición se cumpla, el coordinador debe ser el primero en mostrarse motivado, ya que de esta manera será más fácil contagiar a los demás tal sentimiento para abordar con mayor entusiasmo y energías el problema o problemas a resolver.

• Igualmente, de la misma forma que SIEMPRE se ha de garantizar la participación de todos, así como de premiar y reconocer sus logros, el coordinador también tiene que controlar los posibles malos comportamientos que puedan ir surgiendo durante las reuniones. Hay que comprender que todos podemos tener un mal día o simplemente sentirnos agobiados por nuestras cosas, por lo que habría que tratar de limar esas posibles asperezas con el mayor tacto posible para evitar que nadie se sienta ofendido y se estropee el buen ambiente de la reunión.

• Agasaja a los asistentes con comida, pues aunque parezca algo de poca relevancia, a ellos les gustará ver que en el lugar de reunión se les recibe con comida y cosas para picar mientras se desarrolla la misma. Esto seguro que captará su atención, dado que es señal de que la persona encargada de la organización del encuentro se ha tomado deliberadamente una serie de molestias solo para hacer que ellos se sientan más cómodos durante el tiempo que dure la reunión.

• Finalmente, ¿por qué no preguntar a las personas convocadas su opinión sobre la organización del encuentro? De esa forma, sería mucho más eficaz poder solucionar los posibles fallos que se hayan sufrido durante el mismo, y solventarlos de cara al futuro.

Y estos serían algunos consejos de gran utilidad para poder hacer de vuestras reuniones todo un éxito. Esperamos que os sirva de ayuda, y mucha suerte 👍.

Laura, Aida, Lorenzo, Cinthia y Patricia.