REUNIÓN

Entendemos por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, que permite que las personas con objetivos comunes intercambien información para conseguir una meta fijada. Principalmente las vamos a poder dividir en:

• Formales: Utilizadas para difundir información, recoger opiniones, analizar y resolver problemas.
• Informales: Satisfacen las necesidades humanas de contacto y afiliación.

Será importante tener claro que habrá que pasar por unas determinadas fases:

➼ ASCENDENTE

• La información pasa de los asistentes de nivel jerárquico inferior a sus superiores.
• Los superiores obtienen información, impresiones y sugerencias sobre un tema determinado.
• En ocasiones, se celebra para solucionar algún problema interno.
• Los participantes deberán tener intereses comunes y elevada cohesión.
• Será muy útil la presencia de un moderador para estimular y animar a los participantes para que den su punto de vista.

➼ DESCENDENTE

• Los superiores transmiten la información a los empleados.
• Los empleados no pueden participar en la obtención de información previa ni pueden intervenir para aportar su opinión.
• En algunas ocasiones se reserva un turno de palabra al final de la misma para que los participantes puedan preguntar sobre aquello que no les ha quedado claro o para realizar alguna sugerencia.

➼ HORIZONTAL

• Se considera a todos los participantes como iguales, es decir, existe igualdad entre los miembros de la misma.
• Se produce un intercambio de información de doble sentido (transmisión-percepción).
•  Dos tipos:
• Comisiones de trabajo: Son equipos de trabajo constituidos por miembros de la empresa (empleados y socios). Su finalidad es alcanzar el máximo conocimiento sobre una materia propuesta por una autoridad a la que deben presentar soluciones sobre la misma. Se podrán realizan funciones tales como el análisis de la situación de partida, la búsqueda de información y propuestas de mejoras… Cada comisión actúa bajo las directrices de un miembro de coordinación, quien a su vez se encarga de transmitir los resultados a la autoridad que ordenó el trabajo. 
• Grupos de decisión: Conjunto de consejeros que reunidos valoran todas y cada una de los propuestas que plantean, con el fin de llegar a un acuerdo. Para finalizar la reunión cada consejero cuya propuesta ha sido aprobada y el Presidente firmarán el acuerdo.

El objetivo de una reunión con debate es analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por la mayoría de participantes. En ella todos los participantes tienen voz y voto.

El debate en grupo es una de las técnicas más eficaces de ver los diferentes puntos de vista de las personas que participan. La base para un debate es la diversidad de opiniones sobre el asunto que se trata, así como la libertad de los participantes para exponer sus puntos de vista.

El número más adecuado de participantes a la hora de hacer debates es entre 5 y 10 miembros.

Un número menos acelera los acuerdos y uno mayor los complican.

Los participantes deben ser compatibles en cuanto a su competencia profesional.

➼ PREPARACIÓN DE UN DEBATE

1. Acogida: Breve presentación de los participantes. El moderador justifica la presencia de cada uno y lo que se espera de ellos. 
2. Presentación del tema: Se señala con precisión un objetivo claro, observable y visible, y se fija el proceso que se seguirá para tratar el problema.
3. Desarrollo del orden del día: Se sigue el orden establecido, respetando los tiempos y garantizando la participación de los asistentes.
4. Cierre: Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollar.

Según con qué personas nos tengamos que reunir, es importante tener en cuenta que hay diferentes actitudes y participaciones.

➼ TÍMIDO.

Se debe intentar invitar a aportar ideas, para ello podemos hacerle preguntas lógicas y sencillas.

➼ DISTRAÍDO.

Se les debe controlar con la mirada, se les realiza preguntas directas con la opinión de otros.

➼ PREGUNTÓN.

Se plantean preguntas o se solicita que él las responda.

➼ MUDO VOLUNTARIO.

Se le hace preguntas con cuestionarios complejos

➼ DISCUTIDOR.

No hay que involucrarse en la discusión excusando la falta de tiempo.

➼ OBSTINADO.

Se deja para el final la decisión sobre sus juicios. 

➼ SABELOTODO.

Se debe reforzar la intervención de otros que tenga la opinión contraria.

➼ LIANTE O LIERO.

Se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas de ella y se las plantea al grupo.

➼ Procurar que intervengan todos los participantes.

➼ No tomar partido.

➼ Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.

➼ Evitar que algunas acaparen la discusión.

➼ No ridiculizar.

➼ Controlar el tiempo.

➼ Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas.

➼ Recordar los progresos parciales conseguidos.

➼ Tratar a cada participante según su manera de ser.

➼ Procurar que nadie se considere el mejor. Están reunidos porque en un grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual.

➼ El nivel de atención es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.