Antes de la reunión.
El líder de la reunión, aparte de engominar el tupe y limpiar las gafas, debe de organizar una lista, pero no la de la compra, con los puntos del por qué se hace la reunión, de los participantes que asistirán a la junta, y eligiendo día, hora y lugar. Todo esto facilitara el trabajo para sí mismo además del de los participantes para que se puedan organizar.
La convocatoria deberá de ser enviada una semana antes, pidiendo a los participantes su asistencia y posterior confirmación en las 48 horas previas a la reunión.
Pautas de una reunión.
Las pautas para organizar una reunión depende del tipo de reunión que se realice, algunas de ellas son comunes para todos los tipos.
Una reunión no es un gallinero, necesita un moderador que haga como dirección de orquesta evitando que no hay corrillos que hablen en paralelo y no exista ninguna interrupción.
Los temas deberán de estar preparados previamente, lo de venir a ciegas lo dejamos para las citas, teniendo en la manga un plan B preparado, como por ejemplo un ordenador.
Se buscan que las salas destinadas a la reunión no estén capacitadas para asistir a los reyes, pero sí tengan un mínimo de comodidad, agua potable, y alguna piecina de fruta.
La misión imposible, cómo es buscar soluciones al problema, se resuelve con presentaciones y esquemas visuales, evitando que sea un ladrillo como una enciclopedia. Así será más fácil llegar a soluciones concretas y poder establecer un buen plan de acción.
Actitud del organizador.
Un líder con inteligencia cultural debe facilitar la reunión, ser auténtico y adaptar su estilo de liderazgo, para cumplir con la dinámica del grupo y dejar claro el mensaje que quiere transmitir.
Empezando por asistir a la reunión con el vestuario adecuado, el chándal y la sudadera los dejamos para los domingos de fútbol.
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Viendo que dejamos al líder como inteligente, guapo y elegante, deberá de ser también puntual e incluso siendo el primero para poder analizar a los participantes, sin parecer James Bond en su trabajo de espía.
El jefe de la reunión debe buscar que sea eficaz, la junta se realiza para buscar la solución al problema ajustándola al intervalo de tiempo propuesto. con unas normas básicas de educación, el “por favor” y el “gracias” nunca esta de mas.
Se deben de exponer los motivos de forma clara y sencilla y si es necesario con una crítica siempre y cuando sean constructivas, las críticas duras se las dejamos a nuestros amigos del alma. En caso de problemas se debe proteger al débil.
las reuniones son necesarios para el buen desempeño de una empresa, son poco productivas si no son dirigidas con habilidad. Esto engloba la importancia del lenguaje corporal, el saber escuchar y atender a los interlocutores y no imponiendo el plan de trabajo dejando así que los participantes elaboren y lleguen también a la solución final.
Después de la reunión
Es importante que los interesados reciban por escrito a las conclusiones a las que se llegó ya que como se dice las palabras se las lleva el viento. El creación del acta no tiene porque ser una ingeniería lo práctico es que llegue a los dos días siguientes consiguiendo hacer partícipes de las conclusiones incluso a los ausentes afectados. Además siguiendo este proceso se consigue que la reunión posterior comience donde concluyó la anterior, consiguiendo así llevar al día las actas previas
Llegando al punto de seguimiento veremos si se lograron los objetivos previos en la reunión ya que así podemos empezar la casa por el tejado y no como manolo y benito. Una vez teniendo claro la solución del problema se deben delegar las tareas con orden(cómo, cuándo, para qué), consiguiendo que las acciones de mejora de dicho problema se pongan en marcha.
Una vez conseguido el objetivo se volverán a revisar los puntos anteriores en la siguiente reunión viendo así el resultado obtenido.
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