CÓMO SOBREVIVIR ORGANIZANDO UNA REUNIÓN

Para empezar a organizar una reunión sin querer pegarte un tiro, primero debemos de conocer cómo, cuándo, dónde y con quién realizarla. 

CUÁNDO

• A pesar de que siempre haya el mítico invitado que se entere del orden del día 5 minutos antes, la reunión debe ser organizada con antelación.
  
  

• Se aconseja que sea en horario de trabajo, teniendo en cuenta que, en España, no asiste gratis ni el jefe.
  
  

• Se ha de fijar una hora de inicio y fin de la reunión que ha de cumplirse (contando con un margen para ruegos y preguntas)
  
  

   

                            

DÓNDE

• Buscar un lugar amplio, con una temperatura adecuada, luminoso y con grandes ventanales evitando así los malos olores . 
  
  

• Con fácil accesibilidad y preferiblemente que disponga de un parking para que los presentes no estén mirando por las ventanas por si se pasea el señor de la hora.
  
  

• Reservarlo de antemano para evitar problemas con los horarios señalados.
  
  

• Asegurarse que el lugar donde se vaya a realizar la reunión disponga de los equipos informáticos necesarios (Ordenador, pantalla, proyector…).
  
  

                                      

CON QUIÉN

• Únicamente con las personas necesarias, consiguiendo así la plena atención de los asistentes. 
  
  

• Es recomendable realizar reuniones con pocos trabajadores para conseguir mayor eficacia.
  
  

• Si se van a tratar temas que no pueda conocer el resto de personas, se debe de contar únicamente con gente de confianza,no queremos chivatos en nuestras reuniones .
  
  

       

                                

CÓMO

• Comunicar  individualmente la reunión a cada uno de los participantes (mediante correo electrónico y, si es posible, deberán confirmar su asistencia).

• Planificando el encuentro de forma correcta, informando a los participantes de los diferentes puntos del día para que lleguen concienciados y sepan de qué hablaremos.

• Debemos pedir puntualidad a los asistentes para cumplir los horarios de la reunión.
  
  

• Encaminar la reunión con precaución para no desviarse de los temas a tratar.
  
  

• Apuntar cada aportación de los participantes para elaborar de manera correcta el acta.
  
  

• conseguir  que participen todos los presentes, evitando monólogos
  
  

• Generar un buen ambiente entre los participantes de la reunión.
  
  

• Procurar utilizar recursos audiovisuales, gráficos o imágenes para así evitar un reunión monótona y conseguir que la gente esté centrada en ella.
  
  

Si sigues todos estos consejos conseguirás tener una reunión exitosa.

Natalia, Allison, Sara y Miguel.