Reuniones de empresa, los tipos más comunes

Reuniones de empresa, los tipos más comunes

En la actualidad se organizan constantemente diversos tipos de reuniones cada día. Sin embargo, nosotros te daremos la clave para que tu comité se desarrolle exitosamente.

El primer paso es identificar qué tipo de reunión quiere llevar a cabo, esto le servirá para ayudarle a determinar mejor su estructura y contenido más adecuado.

A continuación, les presentaremos una pequeña recopilación de tipos de reuniones más generales.

Reuniones de actualización de estado:

Es una de las más comunes. Esta categoría incluye reuniones de equipos regulares y de proyectos donde la meta principal es alinear al grupo a través  de un proceso de actualización y cambio, las actividades en grupo son la resolución de los problemas, toma de decisiones y asignación de tareas.

Reuniones para compartir información:

La meta principal es para que el hablante comparta la información acerca de cambios, nuevos productos, todo lo relacionado con el tema .Se suelen utilizar herramientas de comunicación visual, los demás integrantes de la reunión suelen realizar la función de  oyentes pasivos.

Reuniones para solución de problemas:

Son quizás el tipo más variado o complicado de reuniones. Bien sea que la reunión está abordando un problema identificado, o está enfocándose en crear estrategias y planes para navegar el futuro. Los ámbitos y las prioridades deben ser definidos, oportunidades y amenazas deben ser definidas, y posibles soluciones deberían ser sometidas a lluvias de ideas, evaluadas, y acordadas.

Reuniones de innovación:

Suelen comenzar, a través de una lluvia de ideas. Los participantes reunidos pueden entonces usar varias técnicas y procesos para reducir las ideas a una lista más enfocada. A través de clasificación, evaluaciones, y toma de decisiones, la idea o ideas más acordes son identificadas, y las recomendaciones y labores pueden ser asignadas basadas en esto.

Reuniones de creación de equipos:

Todas las reuniones deberían contribuir a la creación de equipo. Esta categoría incluye reuniones para todo el personal, reuniones destinadas a iniciar un proyecto, creación de equipos y eventos corporativos. Hacer que los participantes se sientan como partes esenciales de la unidad, equipo, departamento, rama, y compañía tiene todo tipo de impactos positivos en su compromiso, rendimiento, y satisfacción.

Por otra parte, les haremos un pequeño apunte de las modalidades de reuniones más productivas.

En cualquier dinámica empresarial o de negocios podemos encontrar desde las más clásicas reuniones de trabajo generales, de negocios y de dirección. Sin embargo, existen muchas más modalidades de reuniones más productivas para empresas.

Reuniones de trabajo informativas:

El objetivo básico de estas reuniones es trasmitir las decisiones definitivas sobre algún asunto que concierne a la empresa.

Reuniones de trabajo formativas:

Buscan incrementar la productividad del equipo mediante la formación individual.

Reuniones de trabajo de estrategia:

Se celebran para definir el plan estratégico de los proyectos. Definir las fases y todos los aspectos esenciales que lo conforman.

Para evitar cometer errores, repasaremos un poco los problemas más habituales que se pueden dar en una reunión son: 

Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.

Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.

Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.

Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.

Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.

Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien cómo llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.

Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea desmotivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.

Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.

Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.

No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.

Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.

Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.

Por ultimo, estarían los niveles de reuniones adecuándose a las necesidades y objetivos de realizar dicha reunión.

Según el tiempo de celebración podemos encontrar 4 tipos de reuniones. La periodicidad con la que se organiza una reunión de trabajo nos puede dar una pista de la importancia del tema y de la comunicación entre las partes para la coordinación del proyecto.

Reuniones diarias

Son aquellas reuniones de duración corta que se celebran normalmente al iniciar la jornada. Y que reúnen cada día a todos, o la mayor parte, de los empleados de la plantilla.

Estas cortas reuniones de trabajo tienen como objetivo hacer públicos los logros obtenidos, o informar de los avances que se realizan en cada uno de los proyectos.

Reuniones semanales

Las reuniones de trabajo semanales suelen tener una extensión mayor. Normalmente desde unos 40 minutos a 1 hora. Estas se pueden organizar a principio de semana si se van a evaluar los resultados de la semana anterior y presentar los próximos. O bien, a final de semana para hacer un análisis de todo lo acontecido.

Reuniones mensuales

Las reuniones de trabajo mensuales siguen otra dinámica diferente a las anteriores. Generalmente, se suelen organizar por departamentos. Son más largas y se celebran a final de mes con el objetivo de evaluar y planificar. Es conveniente que estén todos los miembros del equipo, pero si no pudiese darse esta situación estas claves para realizar reuniones a distancia te serán  muy útiles. Es aconsejable que cuenten con la figura de un moderador para dar voz a todos los participantes.

Reuniones anuales

Las reuniones de trabajo anuales, son las más importantes. Su periodicidad es anual porque en ellas se trata la conclusión y consecución de los objetivos propuestos para el ciclo anual. En esta también se trata de definir a grandes rasgos los objetivos que van a marcar el desarrollo de las actividades empresariales del siguiente curso.

Este tipo de reuniones se suele celebrar en un lugar externo a la empresa al final del curso empresarial. En ellas participan todos los responsables de los proyectos, los directores y empleados, sin importar la jerarquía de la empresa. Estos 4 consejos para triunfar en una reunión de trabajo te ayudarán en la consecución del éxito.

¿Cómo realizar una reunión sin que nadie se tire por la ventana?

Antes de la reunión.

El líder de la reunión, aparte de engominar el tupe y limpiar las gafas, debe de organizar una lista, pero no la de la compra, con los puntos del por qué se hace la reunión, de los participantes que asistirán a la junta, y eligiendo día, hora y lugar. Todo esto facilitara el trabajo para sí mismo además del de los participantes para que se puedan organizar.

La convocatoria deberá de ser enviada una semana antes, pidiendo a los participantes su asistencia y posterior confirmación en las 48 horas previas a la reunión.

Pautas de una reunión.

Las pautas para organizar una reunión depende del tipo de reunión que se realice, algunas de ellas son comunes para todos los tipos.

Una reunión no es un gallinero, necesita un moderador que haga como dirección de orquesta evitando que no hay corrillos que hablen en paralelo y no exista ninguna interrupción.

Los temas deberán de estar preparados previamente, lo de venir a ciegas lo dejamos para las citas, teniendo en la manga un plan B preparado, como por ejemplo un ordenador.

Se buscan que las salas destinadas a la reunión no estén capacitadas para asistir a los reyes, pero sí tengan un mínimo de comodidad, agua potable, y alguna piecina de fruta.

La misión imposible, cómo es buscar soluciones al problema, se resuelve con presentaciones y esquemas visuales, evitando que sea un ladrillo como una enciclopedia. Así será más fácil llegar a soluciones concretas y poder establecer un buen plan de acción.

Actitud del organizador.

Un líder con inteligencia cultural debe facilitar la reunión, ser auténtico y adaptar su estilo de liderazgo, para cumplir con la dinámica del grupo y dejar claro el mensaje que quiere transmitir.

Empezando por asistir a la reunión con el vestuario adecuado, el chándal y la sudadera los dejamos para los domingos de fútbol.

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http://monigotesvarios.blogspot.com/2013/07/popurri.html

Viendo que dejamos al líder como inteligente, guapo y elegante, deberá de ser también puntual e incluso siendo el primero para poder analizar a los participantes, sin parecer James Bond en su trabajo de espía.

El jefe de la reunión debe buscar que sea eficaz, la junta se realiza para buscar la solución al problema ajustándola al intervalo de tiempo propuesto. con unas normas básicas de educación, el “por favor” y el “gracias” nunca esta de mas.

Se deben de exponer los motivos de forma clara y sencilla y si es necesario con una crítica siempre y cuando sean constructivas, las críticas duras se las dejamos a nuestros amigos del alma. En caso de problemas se debe proteger al débil.

las reuniones son necesarios para el buen desempeño de una empresa, son poco productivas si no son dirigidas con habilidad. Esto engloba la importancia del lenguaje corporal, el saber escuchar y atender a los interlocutores y no imponiendo el plan de trabajo dejando así que los participantes elaboren y lleguen también a la solución final.

Después de la reunión

Es importante que los interesados reciban por escrito a las conclusiones a las que se llegó ya que como se dice las palabras se las lleva el viento. El creación del acta no tiene porque ser una ingeniería lo práctico es que llegue a los dos días siguientes consiguiendo hacer partícipes de las conclusiones incluso a los ausentes afectados. Además siguiendo este proceso se consigue que la reunión posterior comience donde concluyó la anterior, consiguiendo así llevar al día las actas previas

Llegando al punto de seguimiento veremos si se lograron los objetivos previos en la reunión ya que así podemos empezar la casa por el tejado y no como manolo y benito. Una vez teniendo claro la solución del problema se deben delegar las tareas con orden(cómo, cuándo, para qué), consiguiendo que las acciones de mejora de dicho problema se pongan en marcha.

Una vez conseguido el objetivo se volverán a revisar los puntos anteriores en la siguiente reunión viendo así el resultado obtenido.

¿Cómo aisitir a una reunión y no morir en el intento?

Tras un difícil proceso de selección al que te has sometido, compitiendo con cientos de personas cualificadas por el mismo puesto, tú eres el indicado, el candidato perfecto para el trabajo, ¡ya es tuyo! Piensas que ya acabó todo lo malo, la tormenta ya ha pasado, pero en realidad no.

Llevas tres días en la empresa y justo ese día te llega una convocatoria para una reunión mañana a primera hora. ¿Sabrías cómo afrontarla y salir vivo de ella? ¿Tienes miedo a parecer el típico novato que no se entera de nada? ¿O simplemente necesitas un pequeño empujón?

Pon atención a los siguientes consejos y da una buena impresión a tus compañeros:

• Obtén información sobre cómo son las reuniones en tu empresa, puede que haya costumbres que desconozcas.
• Observa BIEN la convocatoria que te ha llegado, es importante que sepas el día, la hora y el lugar donde se va a realizar, así no acabaras perdido en la cafetería.
• Prepara el contenido de la reunión, busca toda la información posible relacionada con el tema.
• Anota todas las cuestiones o dudas que tengas, pregunta siempre que puedas, no excediéndote, así demuestras interés por tu trabajo.
• Sé claro y conciso, ensaya delante de un espejo si es necesario, tienes que ir seguro de ti mismo para demostrar naturalidad y confianza, así te tomarán en serio.
• Es muy importante ir bien vestido, adecuado al tipo de reunión que se vaya a celebrar y mantener una buena higiene. Ten cuidado con los extremos:
• No uses perfumes demasiado fuertes.
• Evita los colores muy llamativos ni estampados imposibles.
• Revisa toda la documentación que tengas y asegurate de tener en varios soportes los archivos digitales por si hay algún fallo con alguno.
• Nuestra actitud es la clave para encajar en cualquier sitio, sé amabale con todos, , mantén la calma y sonrie. Una buena actitud marca la diferencia.
• Toma notas de todo lo que se mencione en la reunión y haz un pequeño resumen , con esto consigues tener las ideas claras.
• Y por último, observa y adáptate a tu entorno.

Es común, que en todas las reuniones haya agua pero nunca está mal prevenir, lleva un botellín  pequeño, te servirá para refrescar la garganta.

En conclusión, ten en cuenta que solo hay una oportunidad de causar una buena impresión, aprovechala y si sigues nuestros consejos conseguiras superar cualquier reunión que se te presente.

Si te ha servido estos pasos, no dudes en dejarnos un comentario, nos encanta leeros. 😊

Irene, John, Noelia y Vanessa.

Tipos de reuniones (Laura,Nerea,Jesús,Johana,Diego)

INTRODUCCIÓN

     Las reuniones laborales son imprescindibles para tener una comunicación efectiva en cualquier empresa. Éstas tienen varios objetivos, por ejemplo, permiten el flujo de información de los empleados a sus jefes y viceversa, permiten la formación constante, son un método para que surjan nuevas ideas, fomentan el trabajo en equipo, entre otros.

• ASAMBLEA

     Reunión formal de índole general de una asociación, club, organización o empresa en la que asisten los miembros para decidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas. Se elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres personas de los presentes.

• DEBATES

     Acto de comunicación y exposición de ideas diferentes sobre un mismo tema entre dos o más personas.

 Un debate se puede clasificar en:

• Formales: Tienen un formato preestablecido y un tema específico.
• Informales: No son previamente acordados y prima la argumentación del momento.

 Los pasos que seguir durante su realización son los siguientes:

• Planteamiento del tema o problema a discutir.
• Organización de equipos de trabajo.
• Preparar la participación para el debate.
• Las hipótesis y tesis planteadas.
• Llevar a cabo dicho debate.
• El moderador debe ayudar a completar el tema.

• COLOQUIO:

    Un coloquio es una convención entre dos o más personas precedida generalmente de una exposición formal sobre un tema a ser discutido.

Se puede enmarcar dentro de una conferencia o dentro de otros tipos de reuniones.

Los coloquios se organizan teniendo en cuenta un tema, con expositores que enseñen sobre el asunto y espacios abiertos para la generación de un diálogo con el público.

La estructura de un coloquio consta de:

• Introducción: Se debe explicar y sentar las bases en el tema que será discutido.
• Desarrollo: Se expone la problemática en sí y por qué es importante su discusión.
• Conclusión: Debe dar espacio para la generación de debates o diálogos entre el público.

• CONGRESO

     Se llama congreso, en un sentido similar, a la reunión –periódica u ocasional– de los integrantes de un organismo o una entidad para el tratamiento de cuestiones que fueron fijadas con anterioridad.

     Por lo general, la organización de este tipo de reuniones se hace con mucho tiempo de antelación, ya que el número de participantes suele ser muy alto y es necesario tomar en cuenta muchas variables para reducir al mínimo los imprevistos.

• CONFERENCIA

    Una conferencia se puede definir como una reunión de personas o individuos debatiendo sobre determinados puntos o asuntos.

Por lo general las conferencias son estrategias de publicidad para informar y lanzar al mercado marcas o productos, esto cuando hablamos de la rama de Marketing.

También se convierte en una disertación pública sobre asuntos tanto científicos, filosóficos, literarios o empresariales.

     En una conferencia se aprecia el conjunto de aportes de manera verbal que un grupo de individuos transmiten para tratar de algún punto o negocio.

• CONVENCIÓN

     Reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que provee información respecto de una situación particular, para luego deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una organización orientada al aspecto comercial.

• CUMBRE

     Reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

• SEMINARIO

     Un seminario es una junta especializada que tiene naturaleza técnica y académica, y cuyo objetivo es el de llevar a cabo un estudio profundo de determinadas cuestiones o asuntos, que cuyos tratamientos y desarrollo requiere, y se ve favorecido cuando se permite una interactividad importante entre los especialistas y los participantes. Se consideran pues seminarios aquellas reuniones que presentan estas características.

     El número de horas de los mismos es variable. En "congresos" o "encuentros" pueden tener una duración de solamente dos o tres horas, pero existen seminarios más importantes con reuniones semanales, y que pueden llegar a durar uno o hasta dos años, principalmente en Instituciones de Educación Superior. Lo usual, es que un seminario se desarrolle en uno o varios días y en forma intensiva, en muchos casos durante un fin de semana.

• MESA REDONDA

    Una mesa redonda es una forma de debate académico y político donde los participantes están de acuerdo en un tema específico para discutir. A cada persona se le da el mismo derecho a participar, debido a la disposición circular normalmente utilizado en las mesas redondas, todos tienen el mismo derecho de opinar y escuchar, por esa razón se considera libre. Cada integrante participa con la misma autoridad.

EL PRE Y POST DE UNA REUNIÓN

Nuestro jefe nos pide que organicemos una reunión para tratar un tema determinado, ¿que tenemos que hacer??

Lo primero, tener claro el asunto que se va a tratar y el personal que va a estar implicado. También debemos saber con antelación la fecha, hora y localización de dicha reunión.Si no disponemos de un espacio en nuestra empresa debemos buscar uno externo y pedir la aprobación del presupuesto.

Da la casualidad que tenemos en nuestra empresa sala disponible y hemos comprobado que en la fecha en la que se va a realizar la reunión, está libre, así que debemos reservarla. 

A continuación se hará llegar a los participantes una convocatoria en la cual se va a especificar los temas a tratar así como la fecha, hora, tanto de inicio como de finalización (la cuál es muy importante respetar) y lugar de dicha reunión (así pueden preparar su intervención). Es necesario solicitar la confirmación de la recepción de la convocatoria para así realizar un listado de las personas que van a asistir.

¿Y el siguiente paso?

Preparar el lugar de la reunión.

Para ello debemos cerciorarnos de que disponemos de los medios técnicos necesarios para su desarrollo( ordenador, proyector, pantalla...) y probarlos unos minutos antes de que comience la reunión. 

La disposición de los participantes debe facilitar la visión entre todos ellos para su buena comunicación. En cada puesto ha de haber folios en blanco y bolígrafo para posibles anotaciones. Si hay que entregar un dossier a los participantes se les dejará previamente junto con los folios en blanco.

La luz: que no sea tan fuerte como para necesitar gafas de sol ni tan tenue como para que se nos duerma el personal.

La temperatura:ni con frío ni con calor. ¡¡Al punto!!, como los chuletones.

También se debe tener a disposición de los participantes agua.

YA SE HA TERMINADO LA REUNIÓN, ¿Y AHORA QUÉ ?

La persona que ha dirigido la reunión se quedará para poder atender posibles dudas o cuestiones que los presentes tengan (aunque sea de cuestiones no tratadas pero que se deriven de ella).

Se debe redactar un acta y un informe que recoja todo lo tratado en la reunión, junto a las conclusiones, especificando quien dijo cada cosa. El informe de la reunión así como el acta deben archivarse.

Si durante la reunión surgiesen nuevas cuestiones que se necesitasen tratar en otra , se debería ya planificar el orden del día de la misma. 

Bueno, y ahora que ya todo el mundo se ha ido nos toca recoger la sala y dejarla como nos gustaría encontrarla.