Empezar la reunión 5 minutos
después de la hora en punto
No es necesario que sean concretamente 5 minutos, pueden ser
7, 12, 16, 22, etc. Es importante comenzar después de ese punto, porque a
menudo sucede que hay otra reunión antes de esa reunión. La reunión anterior
puede coincidir con la reunión siguiente. Al darse un descanso de 5 minutos (o
no importa cuánto tiempo sea), la reunión no entrará en conflicto. Si comienza
la reunión en una hora y la reunión previa a la reunión acaba de terminar,
entonces llega unos minutos tarde. A veces, esto te obliga a volver a llamar o
enviar un correo electrónico para disculparte o finalizar otras reuniones. Eso
es improductivo. Si comienza 5 minutos después de la hora, muchas personas
llegarán a tiempo, porque una reunión exactamente 5 minutos más tarde atraerá
más atención que una reunión en la hora.
Establecer una intención al
principio de la reunión
Decide cuál es el propósito de esta reunión. Primero hable
en voz alta; ¿cuáles son los puntos principales que deben abordarse? ¿Cuál es
el tiempo disponible? Al hacerlo, todos saben que, dado que hay un límite de
tiempo, se puede realizar dentro del tiempo predeterminado. La expectativa de
que la reunión comience y termine a tiempo permite que los participantes
confíen entre sí, creando así un equipo muy eficiente. Por tanto, es importante
determinar y declarar la intención: la duración y el contenido de la reunión.
Planificar los puntos de la
agenda
Explique los puntos de la agenda que se discutirán en los
primeros segundos. Lo mejor es planificar los puntos de la agenda con
anticipación. Nunca lo haga el mismo día de la reunión; en cambio, dedique 5
minutos el día de antes para decidir cuáles son los temas de la agenda. De esta
manera, puede cambiar de opinión y hacer ajustes si es necesario. Este plan de
5 minutos le dará una idea clara de la intención o el objetivo de la reunión.
Una reunión es una actividad en la que un grupo de personas se transmiten la información necesaria con el fin de alcanzar un objetivo y consensuarlo en común. Para ello, debe existir un mínimo de dos personas para que haya comunicación y poder realizar una reunión. Es importante que exista una comunicación fluida entre los asistentes y que se realice en un lugar concreto y momento determinado.
Existen
diversos tipos de reuniones:
Reuniones para tomas de decisiones:
reuniones más comunes en el día a día. Su principal función es recopilar,
exponer y compartir la información. Tras unir la información. Debe discurrir en
un ambiente adecuado.
Reuniones de innovación: los
asistentes tienen la oportunidad de hacer una lluvia de ideas y compartirlas.
Requiere de mucha interacción, recomendable tomar notas y usar el método gamestorming.
Reuniones informativas: consiste en
informar a los asistentes sobre un tema especifico o en compartir información.
Este tipo de reuniones suelen ser formativas.
Reuniones de puesta al día: el
principal de objetivo es informar a los miembros de las modificaciones y
avances de los proyectos. Es muy importante mantener informados de todos los
movimientos nuevos.
Reuniones de teambuilding: técnicas
empleada para mejorar las relaciones entre los miembros del equipo y contribuir
al desarrollo personal y profesional.
Sí, parece obvio que, para fijar una reunión, es preciso tener claro cuáles son sus objetivos, pero esto no siempre es así. En las organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina, porque siempre se trabajó así, o porque es preciso abordar una situación, que bien podría haberse resuelto con una llamada telefónica o en un chat. Por este motivo, el hecho de tener bien claro si realmente es necesaria una reunión y, en caso afirmativo, que la misma tenga un objetivo claro, es el primer paso para asegurar su éxito.
Asistentes
Las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de la misma. Más allá de que es preciso determinar por qué una u otra persona debe participar de cada uno de los encuentros que organices, el número total de participantes es también determinante. ¿Conoces la regla 8–18–1800? De acuerdo a los autores, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un brainstorming, 18 es el número ideal de asistentes (no te preocupes, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1800 personas (o el total de miembros que haya en tu organización).
Agenda e información relevante
Hayas organizado una reunión de 8, 18 o 1800 participantes, es preciso que cuentes con una agenda del día que incluya todos los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema, y cuánto tiempo se destinará al desarrollo de cada asunto. Una vez en la reunión, intenta no desviarte de tu programa, créeme, ¡te ahorrarás un gran dolor de cabeza!
Roles
Te recomendamos que asignes roles previo al comienzo de la reunión: ¿Quién estará a cargo de las presentaciones? ¿Quién tomará nota de todo lo hablado? ¿Cómo sabrán si están cumpliendo con el tiempo previsto? ¿Quién estará a cargo de contar los votos, si fuera necesario? Una vez más, el sentido común es el menos común de los sentidos, y por más obvio que parezca, el hecho de ponerse a decidir en el momento quién estará a cargo de cada uno de los puntos mencionados, no es más que una pérdida de tiempo durante la propia reunión.
Puntualidad e infraestructura
Una vez que organizaste meticulosamente la reunión, el siguiente paso es garantizar el éxito de la misma. Para ello, además de todos los aspectos ya mencionados, es determinante que el encuentro comience y termine en hora, y que, previo al comienzo del mismo, te asegures de que cuentas con toda la infraestructura necesaria para su correcto desarrollo (proyector, pizarra, ordenadores, o lo que consideres necesario). Llega con antelación al sitio de encuentro, verifica que el mismo cuenta con toda la infraestructura necesaria, y, llegada la hora de la convocatoria, comienza la reunión con los presentes. Ajústate al cronograma pautado, y asegúrate que se cumpla con los roles asignados. Termina la reunión a la hora pactada, y recuerda, cuanto menos dure, mejor.
Acciones posteriores a la reunión
Como puedes ver, organizar una reunión eficiente implica mucho tiempo y esfuerzo. ¡No permitas que todo tu trabajo quede en el tintero una vez que cada participante haya vuelto a su oficina! Para ello, debes crear, comunicar y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de de la misma.
La reunión es la agrupación de varios individuos, tanto en el plano profesional como en el personal. En cada caso, los códigos de comunicación, las actividades a realizar y el lugar del evento serán distintos. Es decir, se verán influenciados ambos elementos por el contexto.
Existen numerosos tipos de reuniones y cada una de ellas tienen un objetivo determinado. La más informal es una reunión de amigos, en la que existe confianza entre los distintos miembros de esta, por lo que siempre son exitosas y divertidas. Pero, ¿cómo podemos organizar reuniones exitosas en un ámbito laboral? Estos son una serie de tips que te ayudará en esta tarea:
Define previamente los objetivos
Una vez determinada la necesidad de organizar una reunión deberás planificarla con tiempo. Para lograrlo, es importante marcar una serie de objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa/s con respecto a ellos.
Convoca solo a las personas necesarias
Suele ocurrir que la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Es por eso que hay que valorar quién debe estar realmente en la reunión, ya sea por que las decisiones tomadas en ella le vayan a afectar o porque realmente puede aportar grandes ideas en ella.
Informa de la existencia de la reunión con antelación
Es muy importante que todos los asistentes hayan sido avisados con antelación y se les notifique de qué será la reunión y cuál será su duración. Gracias a esto, los asistentes se podrán preparar e informar sobre el tema a tratar.
Elige un espacio adecuado
Es importante que se escoja un espacio apto. Es aconsejable que se reserve con antelación salas de reuniones que cuenten con todos los materiales y tecnologías necesarias para un buen desarrollo.
Aclara los puntos importantes
Evitar las desviaciones es muy importante, por eso, lo mejor es centrarse en los puntos más importantes y los objetivos previamente definidos.
Por supuesto, además de estos tips, deberás seguir una serie de pasos para que la reunión sea exitosa como son: la puntualidad, escuchar todas las opiniones que surjan, resolver dudas, llegar a una conclusión, etc.
Estos tips te pueden ser de ayuda para que tus reuniones sean mucho más eficaces mientras se consiguen toda clase de objetivos.
¿Qué nos hace
pensar que las reuniones son sinónimo de aburrimiento o pérdida de tiempo?
Antes de nada, debemos tener claro que las reuniones son una parte fundamental en la consolidación
del grupo, en la transmisión de información, en el avance de los proyectos, en
la motivación del equipo y en desarrollar procesos eficientes en la estructura
de cualquier organización.
Partiendo de esta base podemos
desmentir que sean una pérdida de nuestro valioso tiempo laboral… ¿Pero por qué
muchas veces nos sentimos así cuando nuestro jefe nos anuncia la celebración de
una?
Bien, el hecho de no establecer bien los tiempos de inicio y
final, así como no ir al grano en los temas importantes, o incluso el no
respetar los turnos o que éstos sean casi inexistentes pueden llevarnos a esa
sensación de inefectividad…
Pero hay algo
más…
La monotonía de realizarla siempre de la misma manera y en el
mismo lugar.
Es
un hecho que la tecnología móvil se ha hecho con la interacción y la relación
entre personas, por ello, proponemos el uso de esta tecnología para llevar una
comunicación más ágil y hacer de la reunión un tiempo aprovechado al máximo.
Gracias al uso de una aplicación móvil para la
gestión de las reuniones en la empresa, todos los trabajadores que dispongan de
ella podrán consultar la agenda, recibir notificaciones y confirmar la
participación de los asistentes.
Además de esto, vamos a enumerar de manera breve los
beneficios que puede ofrecernos llevar a cabo esta novedosa manera de interactuar
en una reunión:
°Los
asistentes tendrán acceso al programa
completode la reunión. También te permitirá crear alertas y
sesiones en el calendario.
°Se
puede publicar el listado de asistentes y ellos mismos
pueden editar sus datos.
°Puedes adjuntartodos los documentosque
se consideren interesantes para complementar las reuniones.
°Cada
asistente puede marcar su contenido favorito y añadir notas.
°Personalización. Este tipo de aplicaciones son
diseñadas a medida, y con el corporativismo patente y fácilmente manejables,
actualizables en cualquier momento.
°Cualquier comunicación importante por cualquier motivo
les llegará a todos los asistentesque estén dados de alta
en la aplicación.
°Analítica. Estas herramientas te permiten
generar informes y estadísticas para tener un feedback completoy
poder analizar el resultadode la reunión en cualquiera de los parámetros que se desee analizar.
·DESAYUNO 🍴
Con el estómago lleno se piensa mejor.
El
desayuno es uno de los momentos más importantes del día. Sin duda consideramos
que es una manera de comenzar la jornada motivado y con buen humor.
Además,
numerosos estudios avalan que durante las primeras horas del día somos mucho
más eficientes en el trabajo, siendo el nivel de concentración más superior
durante las tres primeras horas del día.
De
esta manera, promoveremos el
intercambio de ideas, puntos de vista y posibles líneas de actuación sobre los
temas expuestos en la reunión.
·WALKING
MEETINGS 🍂
¿Hacer
una reunión en una ruta al aire libre? ¿en un gimnasio? ¿por un pasillo?
Pues sí,
ésta es una modalidad de reunión hecha famosa gracias a Steve Jobs, el cual
afirmó en su biografía que las reuniones más complicadas las hizo caminando.
Está comprobado que mantener una
actividad física moderada durante una actividad mental aumenta en torno a un 5%
la capacidad de generar nuevas ideas y soluciones e incrementa hasta un 9% el
compromiso con las tareas designadas y atribuidas a los participantes.
Además este tipo de reuniones ayuda a liberar tensiones y
combate el sedentarismo de los trabajos de oficina, mejorando por tanto la
salud de los trabajadores.
·STAND-UP MEETINGS 🆒
¿Reunirse
de pie? ¿Por qué no?
Estas reuniones son perfectas para aspectos rutinarios o
urgentes. Al tener que participar de pie la gente no se acomoda, las reuniones
suelen ser más cortas, más claras y centradas en objetivos.
También se
priorizan a los participantes imprescindibles, y se reducen las distracciones
(garabatos, móviles…), que de pie se convierten en evidentes.
·FISHBOWL 🐠
Y que nadie se deje lo
que quiere decir dentro de la pecera…
Es
especialmente efectivo para evitar interferencias.
El método es el siguiente:
se forma un pequeño círculo en el que se sientan los participantes de la
discusión mientras que el resto se sienta alrededor (observando la pecera) y
los escucha sin interrumpir. Pasado un tiempo, o cuando algún observador quiere
participar en el debate, deberán intercambiar posiciones con los de dentro.
Esta metodología permite asegurarse que todos, al menos durante un corto
período de tiempo, tengan la oportunidad de participar en la reunión, compartir
sus ideas, que éstas sean escuchadas y evita que unos pocos monopolicen los
debates.
Esto son solo algunos consejos de cómo salir de la
rutina a la hora de llevar a cabo una reunión de manera original. Pero
entendemos que no en todas las situaciones se pueden llevar a cabo, sea como
sea, recuerda siempre ser puntual, cuidar el lenguaje corporal, llevar un
vestuario adecuado, mantener un clima positivo, practicar la escucha activa y
respetar los tiempos.
Aquí dejamos un ejemplo de reunión perfecta. ¿Qué crees que puedes mejorar en ella para que sea efectiva?
¿Cómo conseguir que una reunión de trabajo sea efectiva?
Para que una reunión de trabajo sea
efectiva entran en juego muchos condicionantes, el objetivo principal de
organizar este tipo de reuniones es solucionar problemas y conseguir llegar a
un acuerdo entre todos los participantes de dicha reunión para aclarar todos
los temas que vayan a ser tratados.
A continuación, vamos a ver todas las
condiciones que se deben cumplir para que la reunión de trabajo llegue a buen
puerto.
Factores que hacen más fácil una reunión de trabajo
ðEscoger un lugar
adecuado para llevar a cabo la reunión
Este lugar debe ser una zona que esté
adaptada para que se pueda realizar dicha reunión, es decir, tener una buena
iluminación y el material que se necesite utilizar en la reunión y que sea un
lugar que esté aislado de cualquier tipo de contaminación acústica.
Citar a todos los
participantes que deben estar presentes en la reunión
La citación es un aspecto fundamental para que la reunión salga de forma correcta, ya que todos los participantes deben saber la hora a la que deben estar en dicha reunión y dónde se va a celebrar esta. Por ello, sería conveniente anunciar en el corcho de la empresa todos estos aspectos o mandar un correo electrónico a cada uno de los participantes para que estos acudan a la reunión.
Escuchar a los demás y compartir diferentes puntos de vista
Para solucionar los problemas que pueden surgir en el trabajo o mejorar aspectos que pueden incrementar la productividad de la empresa es necesario comunicarse y escuchar a los compañeros de trabajo, debido a que si solo se tiene en cuenta la opinión propia, puede causar un clima de crispación en la compañía.
Para que las cosas salgan bien dentro de la empresa es muy importante el trabajo en equipo, es por eso, que este es un aspecto fundamental para que una reunión se realice de forma eficaz.
S
Siguiendo estos tres consejos se conseguirá tener una agradable y eficaz reunión de trabajo, consiguiendo los objetivos que se quieren obtener con dicha reunión.
