Qué no hacer en una reunión

Las personas convocadas a una reunión no deben: 

1. Llevar comida a la reunión. La única excepción a esta norma se produce cuando se ha llegado a un acuerdo en el equipo.                                                                                                                                   
   
   
   
                                                                                      
2. Perder la concentración. Establecer conversaciones paralelas, revisar los móviles impide escuchar aquello que se está transmitiendo en la reunión.                                                                                                       
   
                     
3. Huir de la reunión. No falte a ella si no tiene un motivo justificado y no la abandone antes de que ésta finalice, a no ser que haya justificado previamente los motivos de su marcha al equipo.                                                                                                                                                                                               
   
   
   
        
4. Generar disputas. No debe haber discusiones verbales. Cuando llegue el turno de las opiniones, debe expresarse con respeto hacia los compañeros.                                                                                                 
                                                                                                                                                                                
5. Evadirse de la conversación. Cualquier persona puede desconectar en un momento determinado pero, si lo hace, tenga cuidado en preguntar sobre asuntos que ya han sido tratados mientras estaba distraído.                                                                                    
   
6. Discriminar. Nadie debe dejar de lado a ningún miembro de la reunión por ningún motivo.                                                                                                                                     
   
7. Apropiarse del trabajo de alguien. Cada miembro de la reunión debe aportar sus propias ideas y no robar el de los compañeros.Burlarse de un compañero. El humor es fundamental en una relación de compañeros saludable, pero no debe herir a nadie.                                                                     
   
                                                                                                                          
8. Ser sucio. Se debe mantener una higiene correcta a la hora de asistir al trabajo y a una reunión.

El coordinador de la reunión no debe:

1. Establecer una hora de finalización de la reunión. Esto puede provocar malestar entre los componentes y dispersión.                                                                                                    
2. Permitir que los componentes entren en disputas entre sí y así se pierda el hilo de la reunión.                                                                                                                                       
3. Haber escogido un lugar inadecuado para ese tipo de reunión.                                              
4. No ofrecer las facilidades suficientes dentro de la sala para la realización de la reunión.                                                                                                                                      
5. Dar sensación de inseguridad frente a los demás componentes de la reunión.                     
6. Interponer tus ideas frente a las del resto solo por que tu seas su superior.                           
7. No establecer claramente los puntos de la reunión.                                                                 
8. No realizar la reunión dentro del horario de trabajo.

Andrea, Claudia, Adrián Martín y Javier 

CÓMO SOBREVIVIR ORGANIZANDO UNA REUNIÓN

Para empezar a organizar una reunión sin querer pegarte un tiro, primero debemos de conocer cómo, cuándo, dónde y con quién realizarla. 

CUÁNDO

• A pesar de que siempre haya el mítico invitado que se entere del orden del día 5 minutos antes, la reunión debe ser organizada con antelación.
  
  

• Se aconseja que sea en horario de trabajo, teniendo en cuenta que, en España, no asiste gratis ni el jefe.
  
  

• Se ha de fijar una hora de inicio y fin de la reunión que ha de cumplirse (contando con un margen para ruegos y preguntas)
  
  

   

                            

DÓNDE

• Buscar un lugar amplio, con una temperatura adecuada, luminoso y con grandes ventanales evitando así los malos olores . 
  
  

• Con fácil accesibilidad y preferiblemente que disponga de un parking para que los presentes no estén mirando por las ventanas por si se pasea el señor de la hora.
  
  

• Reservarlo de antemano para evitar problemas con los horarios señalados.
  
  

• Asegurarse que el lugar donde se vaya a realizar la reunión disponga de los equipos informáticos necesarios (Ordenador, pantalla, proyector…).
  
  

                                      

CON QUIÉN

• Únicamente con las personas necesarias, consiguiendo así la plena atención de los asistentes. 
  
  

• Es recomendable realizar reuniones con pocos trabajadores para conseguir mayor eficacia.
  
  

• Si se van a tratar temas que no pueda conocer el resto de personas, se debe de contar únicamente con gente de confianza,no queremos chivatos en nuestras reuniones .
  
  

       

                                

CÓMO

• Comunicar  individualmente la reunión a cada uno de los participantes (mediante correo electrónico y, si es posible, deberán confirmar su asistencia).

• Planificando el encuentro de forma correcta, informando a los participantes de los diferentes puntos del día para que lleguen concienciados y sepan de qué hablaremos.

• Debemos pedir puntualidad a los asistentes para cumplir los horarios de la reunión.
  
  

• Encaminar la reunión con precaución para no desviarse de los temas a tratar.
  
  

• Apuntar cada aportación de los participantes para elaborar de manera correcta el acta.
  
  

• conseguir  que participen todos los presentes, evitando monólogos
  
  

• Generar un buen ambiente entre los participantes de la reunión.
  
  

• Procurar utilizar recursos audiovisuales, gráficos o imágenes para así evitar un reunión monótona y conseguir que la gente esté centrada en ella.
  
  

Si sigues todos estos consejos conseguirás tener una reunión exitosa.

Natalia, Allison, Sara y Miguel.

¿CÓMO HACER QUE UNA REUNIÓN MEREZCA LA PENA?

Hacer una reunión que valga la pena es de las cosas mas importantes dentro de una empresa. Que sea eficiente hace que todo sea mas fácil y productivo para todos. Pero... ¿Como hacerla? 

Ahora diremos unos tips para que todo sea mas simple para vosotros. 

1.  Preparamos la reunión con tiempo 🕒🕒🕒

LA CONVOCATORIA: El líder debe preparar la reunión siendo conscientes de los puntos que deben tratar. La convocatoria en el cual se especificará el tema de la reunión tendrá que enviarse con antelación de tal manera que las personas que asistan puedan confirmar su asistencia y organizar su horario.

LUGAR DE LA REUNIÓN: Se celebrará el encuentro en un lugar que esté bien acondicionado y adecuado para la comodidad de las personas, teniendo en cuenta los asistentes  que vayan.

LLEVAR DOCUMENTOS PROFESIONALES: Es importante que las personas lleven los documentos necesarios para el buen desarrollo de la reunión. También podemos incluir recursos audiovisuales para que la presentación sea mas dinámica. 

PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIÓN: Necesitamos saber si todos los elementos necesarios para la reunión funcionan correctamente.

2. Empezaremos la reunión con buen pie 💪💪💪

La reunión hay que comenzarla a la hora indicada, sería una falta de respeto para la gente que asista.

Después, tendríamos que hacer un resumen del orden del día para que quede claro de los que va a hablar.

Tiene que haber un buen ambiente durante la reunión entre todos para que así todas las cuestiones que se planteen fluyan de manera rápida y eficiente. 

3. Llevaremos el desarrollo de la reunión como teníamos pensado. 💼💼💼

Una vez creado el ambiente ideal, empezaremos la reunión exponiendo los temas que vamos a tratar. Pondremos en común los diferentes puntos de vista de todos los asistentes a la reunión, es muy importante la participación siempre y cuando sea del tema a tratar. En el transcurso de la reunión habrá un encargado/a de anotar todas las decisiones que se tomen y quien dijo cada una de ellas. El documento se llama acta.

4. ¿Como terminar BIEN la reunión? 🔚🔚🔚

Llegó el momento de terminar la reunión, será a la hora que teníamos acordada. Si todavía no acabamos los puntos que teníamos que tratar o los asistentes aún tienen dudas, planificaremos otra reunión para otro día, pero no alargaremos esta sino la gente perdería el interés y la motivación. Será necesario que los puntos que se hayan tratado tengan una resolución clara y que todos los participantes los entiendan, para ello tendremos un tiempo de ruegos y preguntas, que habríamos planificado con antelación. Por último, acabaremos de redactar el acta. 

Añadimos un vídeo sobre 7 tips para tu ayuda. Para que así lo veas mas gráfico y de manera dinámica.

SUERTE: TIPS PARA UNA REUNIÓN EFICAZ

ADRIAN MENENDEZ, ALBA, ELOY, ALVARO Y CARLOTA

AMBIENTE AGRADABLE, REUNIÓN DE ÉXITO

Reunión. Sin duda, esa es una palabra que todo trabajador teme escuchar porque, reconozcámoslo, pueden llegar a ser una auténtica pesadilla: gente que no sabe de qué va la cosa, que llega tarde o que directamente, prefieren estar en cualquier otro sitio, y no allí.

Sin embargo, es muy necesario que en toda empresa éstas se den para poder solventar los problemas y que exista un buen funcionamiento de la misma.

Pero, ¿qué hacer cuando es a ti a quién le encomiendan la organización de dicha reunión? 😰

Podríamos enfocarnos en los aspectos más técnicos (como encargarse de convocar a las personas correctas, enviarles la información correspondiente, etc.), pero nosotros vamos a centrarnos en algo que resulta IMPRESCINDIBLE: lograr que las reuniones agraden a todos, creando un buen ambiente entre los asistentes.

Para conseguir dicho objetivo, necesitaremos conocer una serie de recursos, los cuales citaremos a continuación.

• Aunque no lo parezca, el lugar de reunión SÍ es importante: seguramente, la mayoría de personas que tengan que gestionar un acontecimiento así no suelen pensar mucho en ello, sobretodo si se trata de una reunión dentro de la empresa ya que se escogería un lugar cualquiera y fin del asunto. Pero eso es un grave error ya que aspectos como el sonido, la temperatura o la iluminación, pueden marcar una gran diferencia entre sentirse cómodos durante el tiempo que dure el encuentro, o un auténtico infierno. Por eso, es importante gestionar el entorno con antelación para adaptarlo a las necesidades de los asistentes. 

• Otro aspecto muy relevante sería el horario. Hay que tener presente que las personas que han sido convocadas a la reunión tienen también que gestionar otros asuntos, por lo que sería apropiado escoger con suficiente antelación una fecha y una hora concretas para realizar y finalizar el encuentro, de tal forma que nadie tenga problemas a la hora de acudir a la misma y sin temor de que perjudique sus otros compromisos. Eso evitaría que los asistentes se distrajeran pensando en otras cosas, como el final de la reunión.

• Un punto a tener también en cuenta que puede ayudar a la hora de crear un ambiente cómodo y relajado en las reuniones, sería que la persona encargada de dirigir la reunión, mantuviera una relación cercana con las personas que ha convocado, puesto que mantener ciertas barreras levantadas entre ellos impediría que esas personas pudieran sacar a relucir todo su potencial al no sentirse lo suficiente a gusto o motivados para ello.

• Por otro lado, y en relación con el punto anterior, en toda reunión que se precie, tiene que existir una relación de FEEDBACK, es decir, el encargado de la dirección de la misma no debe ser NUNCA el único en hablar, sino que tiene que motivar a los a asistentes a participar, y cuanto más, mejor. De esa forma, no solo puede hacerles sentirse motivados al escuchar sus ideas o sugerencias, sino que también les ayudaría a sentirse más implicados e interesados en sus trabajos y a desarrollar su creatividad. Así mismo, para que esta condición se cumpla, el coordinador debe ser el primero en mostrarse motivado, ya que de esta manera será más fácil contagiar a los demás tal sentimiento para abordar con mayor entusiasmo y energías el problema o problemas a resolver.

• Igualmente, de la misma forma que SIEMPRE se ha de garantizar la participación de todos, así como de premiar y reconocer sus logros, el coordinador también tiene que controlar los posibles malos comportamientos que puedan ir surgiendo durante las reuniones. Hay que comprender que todos podemos tener un mal día o simplemente sentirnos agobiados por nuestras cosas, por lo que habría que tratar de limar esas posibles asperezas con el mayor tacto posible para evitar que nadie se sienta ofendido y se estropee el buen ambiente de la reunión.

• Agasaja a los asistentes con comida, pues aunque parezca algo de poca relevancia, a ellos les gustará ver que en el lugar de reunión se les recibe con comida y cosas para picar mientras se desarrolla la misma. Esto seguro que captará su atención, dado que es señal de que la persona encargada de la organización del encuentro se ha tomado deliberadamente una serie de molestias solo para hacer que ellos se sientan más cómodos durante el tiempo que dure la reunión.

• Finalmente, ¿por qué no preguntar a las personas convocadas su opinión sobre la organización del encuentro? De esa forma, sería mucho más eficaz poder solucionar los posibles fallos que se hayan sufrido durante el mismo, y solventarlos de cara al futuro.

Y estos serían algunos consejos de gran utilidad para poder hacer de vuestras reuniones todo un éxito. Esperamos que os sirva de ayuda, y mucha suerte 👍.

Laura, Aida, Lorenzo, Cinthia y Patricia.