ALICIA EN EL PAÍS DE LOS EVENTOS.

Sabemos que organizar una reunión y que todo resulte perfecto puede conllevar mucho estrés y ajetreo. Puede llegar a ser una misión casi imposible, pero no desesperes,
¡Alicia te ofrecerá unos cuantos consejos para desarrollar una reunión con éxito!

Paso Nº1: Tener claros los temas que se tratarán en la reunión.

Lo primero que debes hacer es dedicar el tiempo necesario en pensar cuales son los temas que se discutirán en la reunión, quienes serán sus participantes y cuanto tiempo estimado puede durar.

Paso Nº2: La selección de la localización.

Antes de convocar a los participantes de una reunión es importante establecer en qué lugar será celebrada y las características propias de la sala acorde a las actividades o temas que se van a desarrollar.
El lugar a seleccionar para tener nuestra reunión irá condicionado respecto a los participantes y a los materiales que necesitemos en la misma, es decir, si la reunión es por ejemplo para el personal de una determinada empresa, se podrá celebrar en la sala de juntas de la misma, ya que es más fácil convocar al personal en el propio lugar de trabajo. En cambio, si hablamos de una reunión de personal de distintas empresas, se realizará en la sede de la misma; o en caso de distintas empresas, en la organizadora, o en otra localización al uso, como puede ser una sala de juntas de un hotel, donde además podremos contar con personal externo que atienda la misma si es necesario.

Ya sabemos que hay un montón de sitios a elegir, pero la clave está en encontrar el que se adecue más en función de los materiales que necesitemos para nuestra reunión.

Paso Nº3: Establece un pequeño horario.

Elaborar un timming, horario, o cronograma es otra de las claves para el éxito de una reunión. Aparte de conocer cuales serán todos los temas a tratar necesitarás estimar el tiempo que puede llevar hablar de cada uno para calcular la duración aproximada de la reunión.

De esta forma, sabremos si necesitaremos más equipamiento en la sala, o algún servicio determinado, como por ejemplo, un buffet desayuno equipado con bebidas y café, o salas de descanso, aseo o incluso de fumadores para tomarse un tiempo de reposo entre los temas a tratar para que los asistentes no se fatiguen.

También podemos contar con personal que nos ayude a ofrecer estos servicios.

Paso Nº4: La documentación y los materiales

Si los temas a tratar necesitan ir acompañados de cierta información o evaluaciones se requerirá material escrito o audiovisual para mostrar los mismos, aparte del mobiliario común de la sala.

La documentación es un factor importante a tener en cuenta ya que pondrá en situación a los asistentes: orden del día, evaluaciones, datos, acta, etc.

Paso Nº5: La convocatoria

La convocatoria es el el documento más importante, ya que es el que va a llegar a los participantes que deben asistir a la reunión. Lo más eficaz es enviar un correo y que sea devuelto confirmando o no la asistencia. También se puede realizar la convocatoria mediante carta o teléfono, aunque por teléfono no queda constancia escrita, por lo que es más aconsejable y eficiente hacerlo por la primera opción.

Paso Nº6: Durante la reunión

Una de las claves para llevar con éxito una reunión si nos centramos en el inicio sería que solo deben ir las personas involucradas por los temas pertinentes, no vayas simplemente para restar horas de trabajo en caso de no ser tu quien la organiza.

También es importante no olvidarnos el reloj en casa y acordarnos de que la puntualidad es importante.

Paso Nº7: Dinamización de los temas

Si eres la persona encargada de impartir la reunión, debes hacer que tu equipo no se duerma, realizando una reunión dinámica e interactiva pero sin salirse del tema, ya que esto provocará que te pierdas y que los demás dejen de escucharte.

Paso Nº8: La importancia de una participación equitativa

Durante el transcurso de la reunión si eres el moderador debes asegurarte de que los participantes respeten el turno de palabra, fomentando un buen clima y haciendo que la conversación fluya. Una vez que cada participante exponga sus puntos de vista o sus soluciones se debe tomar una decisión en consenso. No permitas que se pase el tiempo establecido para cada punto.

Paso Nº9: El Acta

En algunas ocasiones te tocará hacer el trabajo que “todo el mundo quiere”, el acta.

Te preguntarás de qué se trata esta tarea.

Se trata de un documento oficial que recoge todos los datos acerca de la reunión y las decisiones tomadas en ella, y se realiza durante la reunión. Debes estar atento a todo y tomar nota de lo más importante que sucede en la reunión, sin tachaduras ni defectos de escritura.

Al redactarlo tienes que ser claro con los temas tratados y no dar pie a confusiones.

Si no tienes mucha idea de dónde ni cómo hacer actas, Alicia te recuerda que todo ello se escribe en un libro llamado “Libro de actas” y se divide en tres partes principales:

• El encabezamiento: Nombre de quien organiza la reunión, fecha, hora y lugar de la misma, nombre de los participantes y del que la preside.
• Orden del día: redactar cada punto tratado con el mismo orden de los temas previstos a tratar.
• Resumen de las intervenciones y acuerdos: Se refleja quien intervino y que dijo sobre dicho tema y se recogen los acuerdos y las decisiones.

Es importante que tanto el presidente como el secretario no se olviden de dejar su autógrafo en el documento, a la izquierda y a la derecha respectivamente en el final del mismo.

Paso Nº10: Ruegos y preguntas

Al final de la reunión es importante tener un tiempo para preguntas o aclaraciones ya que en algunas ocasiones tanta palabrería resulta improductivo. También es importante dar espacios para opiniones e impresiones de una forma menos formal y más amistosa (si procede) ya que se mejora la autoestima de los asistentes.

Es importante proporcionar un breve resumen con las conclusiones extraídas de la sesión y las decisiones que se tomaron en ella, así como los objetivos a corto medio y largo plazo.

En el caso de convocar otra reunión sería ahora el momento de fijar hora, fecha y lugar, si procede.

Para concluir, debes agradecer a todos los asistentes por el tiempo y la colaboración invertidos en la reunión en un mensaje de ánimo.

Paso Nº11: Después de la reunión

Como anteriormente comentamos tras una reunión será necesario hacer llegar el acta tomado al resto de participantes. En el caso de haberlo redactado en libro, se suele pasar a un Word o un Pdf para su fácil envío por e-mail o plataformas digitales de organización.

- Si se quedó en realizar otra una nueva reunión hay que planificarla y estudiar qué estrategias y qué métodos se usarán a partir de lo acordado en esta última reunión.
- Si fuiste la persona encargada de la preparación de la sala y materiales, deberás ocuparte de las tareas de limpieza, recogida y acondicionamiento de la sala. Si se encargaron materiales y catering para la sala hay que encargarse de devolverlo.

¡Si sigues los consejos de Alicia te será más fácil organizarte, y el camino hacia el descanso estará mucho más cerca! ¡Ánimo!

Equipo: Ana. V, Lucía Martínez, Alessandra Riera, Sergio Martín, Florencia Candales.