ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN EN LA SALLE: Cómo NO organizar una reunión

Te ha tocado organizar la reunión y has hecho todo lo que debías: reservar el espacio, notificar a los trabajadores y solicitar confirmación de asistencia… pero aún así, tus reuniones no salen como debieran: tus empleados se distraen, no participan y, pese a todas las ideas que surgen, la productividad sigue bajando.

Normalmente nos enfocamos en lo que debemos hacer, y nos olvidamos de lo que NO tenemos que hacer, pasando por alto puntos que parecen detalles sin importancia pero que marcan la diferencia.

A continuación os dejamos una lista de cosas a evitar para llevar vuestras reuniones al siguiente nivel:

¡ESTO NO ESTABA ASI!

En este apartado hablaremos sobre la importancia de revisar el espacio y los medios técnicos antes de las reuniones de trabajo. Si no lo haces, puedes enfrentarte a pérdidas innecesarias de tiempo.

Imagina que estás organizando un evento, sin embargo, cuando empieza te das cuenta que hay un problema técnico en la pantalla por no haber revisado con anterioridad las instalaciones ni las posibilidades de que algo así podría pasar.

Para evitar ese tipo de situaciones SIEMPRE vamos a echar un vistazo a las instalaciones, como la luz, la acústica, micrófonos, pantallas… así evitaremos:

Bajar la productividad.
Perder tiempo.
Distraer a los asistentes.

¡Recuerda! El éxito de tus reuniones de trabajo depende en gran medida de una planificación y preparación adecuada.

¡TÚ! TAMBIÉN ESTAS INVITADO

Uno de los errores más frecuentes en las reuniones de trabajo es invitar a personas que no tienen nada que ver con el tema que se va a tratar. Debemos asegurarnos de que los invitados son los interesados y/o afectados para así poder desarrollarla con éxito. Por poner algún ejemplo, no pinta nada un director de marketing en una reunión de accionistas.

Ir a una reunión en la que no puedes aportar y que no te aporta puede causar malestar y situaciones incómodas, por lo que hay que escoger la lista de asistentes con cuidado.

¡LA REUNIÓN EMPIEZA AHORA!

Establecer una duración concreta para una reunión es primordial para que los asistentes puedan estar centrados en ella, y así organizar su tiempo sin tener que preocuparse por cuándo acabará.

El mejor horario para realizar una reunión es a partir de las 11 de la mañana, ya que si se convoca antes es muy probable que los asistentes todavía no estén lo suficientemente despiertos para prestar atención. Por otra parte, las horas de después de las comidas tampoco son recomendables porque se pierde mucho el interés y dificulta la concentración.

¿DE QUE ÍBAMOS A HABLAR?

Debemos tener claro de qué queremos hablar y plasmarlo en un orden del día para que los asistentes a la reunión conozcan previamente los temas a tratar y puedan ir preparados, de modo que se ahorre tiempo al inicio de la reunión, no haya que explicar contenidos que deberían conocerse y que nadie esté perdido.

Este orden del día es una guía, se puede modificar si es necesario, pero nos ayudará a estar organizados y a no olvidarnos de hablar sobre temas importantes.

BUENO, MEJOR VAMOS VIENDO, ¿NO?

Se puede empezar con una noticia positiva referida a la empresa para aumentar la motivación de los asistentes. Además, es importante tener los objetivos claros y definidos como ya comentábamos antes, de modo que la reunión se mantenga enfocada y sea productiva, con un ambiente relajado y positivo. Para esto, un detalle a tener en cuenta es que, si no se cumplen los puntos anteriores y hay cancelaciones o retrasos, avisar lo antes posible para que se pierda el menor tiempo posible.

Una buena idea es asignar ciertos roles a algunos participantes, como un líder que incentive la participación de todos los asistentes.

BONUS: algunas reuniones deberían ser un mail.

Igual de importante que convocar y realizar reuniones eficaces es saber cuándo estas no son necesarias. Esto hará que los empleados de la empresa sepan que cuando son convocados a una reunión el tema a tratar es importante y estarán más centrados. Además, no se interrumpirá el flujo de trabajo normal de los trabajadores, lo que aumentará la productividad.