Tips para tus reuniones virtuales

Cómo sobrevivir a una reunión

 

TIPS PARA UNA REUNIÓN CREATIVA Y DINÁMICA

En este artículo podrás encontrar todos  los tips que necesitas saber para realizar una reunión creativa y dinámica. 

¿Cómo dinamizar una reunión de manera original?

Una reunión es una herramienta de la que nos servimos en nuestro puesto de trabajo con la finalidad de mejorar la comunicación y agilizar el trabajo, aunque mal ejecutada puede convertirse en justamente lo opuesto, para realizar una reunión dinámica, se debe:

En primer lugar, planificar la reunión con tiempo, en torno a una semana de margen  sería el tiempo idóneo para notificar a los integrantes de la propia reunión su convocatoria y que confirmen su presencia.

Además, también sería pertinente que se comunique el motivo por el que se realiza la reunión, hora de comienzo y final de la reunión y aportar los datos necesarios que la conciernen, para que los integrantes de la misma vayan ya con una idea previa y también se ahorre tiempo exponiendo el tema.

Teniendo en cuenta también que el tiempo máximo que puede durar una persona concentrada son 15 min, lo ideal sería que cada parte de la reunión no se extendiera más de eso.

También, sería ideal que cada parte de la reunión ( Inicio, exposición orden del dia…) no durase más de 15 minutos, puesto que es el tiempo máximo que puede mantenerse concentrada al máximo una persona.

Por último y no menos importante, en caso de que la reunión no haya sido efectiva en el tiempo estimado y no sea urgente el tema a tratar siempre es más conveniente posponerla que alargarla.  

Con esto las reuniones serán más efectivas durarán menos tiempo.

Top 5 métodos de Brainstorming eficaces en una reunión

1. Método 6-3-5 

Técnica creativa que consiste en formar grupos de seis personas, que generen tres ideas en un tiempo máximo de 5 minutos. Esta técnica de brainstorming puede ser muy útil de cara a reuniones enfocadas al marketing e innovación en tácticas de venta.

2.   Scamper 

Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Proponer, Eliminar y Reordenar. Las iniciales de estos verbos conforman esta técnica basada en seguir pasos escalonadamente para tomar decisiones. Primero, identificamos el concepto o problema y elaboramos un plan de actuación para resolverlo, la solución y la posterior evaluación del problema. 

3.  Análisis DAFO

Este análisis se basa en dividir la información que se utilizará en una estrategia de marketing en cuatro apartados diferenciados: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Estos cuatro puntos sirven para resaltar las ventajas o desventajas de un producto o servicio y al realizarlo de forma colectiva se amplía la comunicación dentro de un equipo estableciendo  objetivos comunes dentro del equipo de trabajo.

4.  How now wow

How now wow es un método de Brainstorming que destaca por dinamismo y originalidad. Consiste en clasificar las ideas del equipo de trabajo según su grado de innovación y la facilidad o dificultad con la que podrían llevarse a cabo. De esta forma, al unir lo “creativo” y lo “práctico” las ideas o estrategias que sean seleccionadas, serán las más viables para la empresa.

5.  ¿Qué tal si?

¿Qué tal si pensamos en cómo nosotros resolveríamos este problema en el futuro? En esto consiste el método ¿qué tal si? en pensar en diferentes hipótesis resolutivas sobre un problema y exponer diferentes escenarios sobre cómo serían resueltos. 

5 tips para fomentar la participación en las reuniones de trabajo 

Para lograr mejorar la participación en una reunión de trabajo sería necesario adoptar las siguientes técnicas: 

1. Ambiente acogedor: inicia la reunión con una breve presentación y una charla informal para crear un ambiente más relajado, es fundamental crear un ambiente agradable durante la reunión para que los trabajadores se encuentren en una situación cómoda tratando el tema por el que hayan sido convocados. 

2. Ajustarse al tiempo estimado: es imprescindible limitarse al tiempo ya que si se excede puede ocasionar mayor desinterés y llevar a la fatiga. Permite tener una mayor productividad y eficiencia.  3. Escuchar activamente y mostrar empatía: comprende sus necesidades, presta atención a las respuestas de los trabajadores y realiza preguntas para profundizar en sus respuestas.  4. Feedback: es importante proporcionar una retroalimentación constructiva durante o después de la reunión para que los trabajadores puedan aprender y mejorar. 

5. Realizar técnicas dinámicas: para fomentar la participación de los trabajadores y potenciar una relación simétricamente los puestos de mando y empleados. 

¿Cómo podemos desmarcar los roles en una reunión?

La desmarcación de roles implica establecer claramente las responsabilidades y tareas de cada persona en un equipo o empresa. 

1. Fomentar una comunicación abierta

Animar a todos los miembros del equipo a compartir ideas, opiniones y preocupaciones, incluido el jefe. Esto creará un ambiente de confianza y colaboración.

2. Practicar el liderazgo participativo

Involucrar al jefe en la toma de decisiones y permitir que los empleados tengan voz en los asuntos que les conciernen. Esto promoverá la participación y la sensación de estar en un mismo nivel.

3. Establecer metas y objetivos claros

Asegurarse de que todos en el equipo, incluido el jefe, tengan metas y objetivos específicos. Esto permitirá que todos trabajen juntos hacia un propósito común.

4. Fomentar la retroalimentación bidireccional

Promover un ambiente en el que tanto el jefe como los empleados puedan recibir y brindar retroalimentación constructiva. Esto facilitará el aprendizaje mutuo y el crecimiento personal y profesional.

5. Proporcionar oportunidades de desarrollo

Ofrecer programas de capacitación y desarrollo tanto para el jefe como para los empleados. Esto les permite adquirir nuevas habilidades y conocimientos, manteniendo a todos en constante crecimiento.

¿Qué colores podemos utilizar en una reunión en función de lo que queremos transmitir?

El lenguaje del color es un medio que consciente o inconscientemente actúa sobre el observador, por lo cual en los ambientes laborales se explotan sus características según el fin que se precisa conseguir.

En un ambiente en el que se busca un mayor rendimiento y creatividad en la plantilla de trabajadores, no se debe abusar de los colores negros ni de los colores llamativos.  A la vez que tampoco es recomendable diseñar un espacio de un único color; por lo tanto, lo ideal sería utilizar un color claro en la base y añadir, a través del mobiliario o de la decoración, pequeños toques de color que den vida al espacio de trabajo sin llegar a saturar mentalmente al empleado.

Como base se recomienda utilizar un color blanco, que transmite elegancia y profesionalidad, un gris, que inspira a la creatividad, o un azul claro, que genera confianza y mantiene en actitud reflexiva y severa a los miembros del equipo. Mientras que en los pequeños detalles los colores más recomendados son:

- El amarillo, ya que fomenta la creatividad y es perfecto para las salas de reuniones en las que se celebran sesiones de brainstorming.

- El naranja, ya que favorece el trabajo en equipo manteniéndolo optimista.

- El rosa, ya que tiene la capacidad de tranquilizar a la gente, debido a que estar expuesto ante este color durante 30 minutos puede tener un efecto calmante que se prolongará durante un tiempo.

Cómo NO organizar una reunión

Te ha tocado organizar la reunión y has hecho todo lo que debías: reservar el espacio, notificar a los trabajadores y solicitar confirmación de asistencia… pero aún así, tus reuniones no salen como debieran: tus empleados se distraen, no participan y, pese a todas las ideas que surgen, la productividad sigue bajando.

Normalmente nos enfocamos en lo que debemos hacer, y nos olvidamos de lo que NO tenemos que hacer, pasando por alto puntos que parecen detalles sin importancia pero que marcan la diferencia.

A continuación os dejamos una lista de cosas a evitar para llevar vuestras reuniones al siguiente nivel:

¡ESTO NO ESTABA ASI!

En este apartado hablaremos sobre la importancia de revisar el espacio y los medios técnicos antes de las reuniones de trabajo. Si no lo haces, puedes enfrentarte a pérdidas innecesarias de tiempo.

Imagina que estás organizando un evento, sin embargo, cuando empieza te das cuenta que hay un problema técnico en la pantalla por no haber revisado con anterioridad las instalaciones ni las posibilidades de que algo así podría pasar.

Para evitar ese tipo de situaciones SIEMPRE vamos a echar un vistazo a las instalaciones, como la luz, la acústica, micrófonos, pantallas… así evitaremos:

• Bajar la productividad.

• Perder tiempo.

• Distraer a los asistentes.

¡Recuerda! El éxito de tus reuniones de trabajo depende en gran medida de una planificación y preparación adecuada. 

¡TÚ! TAMBIÉN ESTAS INVITADO

Uno de los errores más frecuentes en las reuniones de trabajo es invitar a personas que no tienen nada que ver con el tema que se va a tratar. Debemos asegurarnos de que los invitados son los interesados y/o afectados para así poder desarrollarla con éxito. Por poner algún ejemplo, no pinta nada un director de marketing en una reunión de accionistas.

Ir a una reunión en la que no puedes aportar y que no te aporta puede causar malestar y situaciones incómodas, por lo que hay que escoger la lista de asistentes con cuidado.

 ¡LA REUNIÓN EMPIEZA AHORA!

Establecer una duración concreta para una reunión es primordial para que los asistentes puedan estar centrados en ella, y así organizar su tiempo sin tener que preocuparse por cuándo acabará.

El mejor horario para realizar una reunión es a partir de las 11 de la mañana, ya que si se convoca antes es muy probable que los asistentes todavía no estén lo suficientemente despiertos para prestar atención. Por otra parte, las horas de después de las comidas tampoco son recomendables porque se pierde mucho el interés y dificulta la concentración.

¿DE QUE ÍBAMOS A HABLAR?

Debemos tener claro de qué queremos hablar y plasmarlo en un orden del día para que los asistentes a la reunión conozcan previamente los temas a tratar y puedan ir preparados, de modo que se ahorre tiempo al inicio de la reunión, no haya que explicar contenidos que deberían conocerse y que nadie esté perdido.

Este orden del día es una guía, se puede modificar si es necesario, pero nos ayudará a estar organizados y a no olvidarnos de hablar sobre temas importantes.

BUENO, MEJOR VAMOS VIENDO, ¿NO?

Se puede empezar con una noticia positiva referida a la empresa para aumentar la motivación de los asistentes. Además, es importante tener los objetivos claros y definidos como ya comentábamos antes, de modo que la reunión se mantenga enfocada y sea productiva, con un ambiente relajado y positivo. Para esto, un detalle a tener en cuenta es que, si no se cumplen los puntos anteriores y hay cancelaciones o retrasos, avisar lo antes posible para que se pierda el menor tiempo posible.

Una buena idea es asignar ciertos roles a algunos participantes, como un líder que incentive la participación de todos los asistentes.

BONUS: algunas reuniones deberían ser un mail.

Igual de importante que convocar y realizar reuniones eficaces es saber cuándo estas no son necesarias. Esto hará que los empleados de la empresa sepan que cuando son convocados a una reunión el tema a tratar es importante y estarán más centrados. Además, no se interrumpirá el flujo de trabajo normal de los trabajadores, lo que aumentará la productividad.

Y, si aún te quedan dudas, ver The Office siempre puede ser una inspiración para saber qué evitar mientras planificas tu reunión.

𝓕𝓸𝓻𝓶𝓪𝓼 𝓭𝓮 𝓪𝓭𝓶𝓲𝓷𝓲𝓼𝓽𝓻𝓪𝓻 𝓮𝓵 𝓽𝓲𝓮𝓶𝓹𝓸

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    En todas las reuniones de trabajo, siempre se indica la hora a la

que inicia la reunión y el momento de su finalización,

aunque esto último puede omitirse en caso de

que sea una reunión de urgencia

por circunstancias extremas.

    Por eso traemos una guía de cómo

administrar de manera correcta

el tiempo en las reuniones para optimizarlo

y que la reunión sea lo más productiva posible.

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𝓟𝓪𝓼𝓸 1: 𝓛𝓪 𝓲𝓶𝓹𝓸𝓻𝓽𝓪𝓷𝓬𝓲𝓪 𝓭𝓮𝓵  “𝓣𝓲𝓶𝓲𝓷𝓰”

    Se debe investigar y concretar el día más

óptimo para realizar la reunión,

para ello tenemos que tener

claro el motivo de la misma, ya que

nunca es recomendable que una

reunión se posponga hasta

el último momento.

    Por ejemplo, si se necesita una

reunión para la elaboración de un

nuevo producto navideño de la compañía

, no se puede posponer hasta

diciembre ya que se tiene que

tener en cuenta el tiempo de

elaboración y distribución del producto

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𝓟𝓪𝓼𝓸 2: 𝓔𝓷𝓬𝓸𝓷𝓽𝓻𝓪𝓻 𝓵𝓪 𝓱𝓸𝓻𝓪 𝓳𝓾𝓼𝓽𝓪

    Una vez concretado el mejor día para

la realización de la reunión pasaremos

a organizar las horas más óptimas para

hacerla, ya que se tiene que tratar de

importunar a la menos cantidad de personas

posible, cabe aclarar que no siempre

será posible no causarle molestias a todos.

Por lo que se debe priorizar

a la mayoría, para lograr esto

hay que saber cual es la carga de

trabajo de cada participante en

la reunión y saber que importancia

y prioridad tiene dicha tarea en

la empresa, así se puede conocer

si sería posible posponer

o delegarla a otra persona

    Esto se hace con el fin de

que la reunión sea productiva y que

el personal no quiera terminar lo antes posible.

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𝓟𝓪𝓼𝓸 3: 𝓓𝓾𝓻𝓪𝓬𝓲ó𝓷

Para planear bien una reunión se debe saber

bien qué temas se deben tratar, esto ayuda

a evitar que la reunión se extienda

innecesariamente y permite que todos los

participantes sepan cuánto tiempo se dedicará

a cada asunto con el fin de tener una hora de

finalización realista, la cual nunca deberá

de exceder la hora de salida de los trabajadores

, ya que esto hará que los empleados no

tengan la impresión de que se les está quitando

tiempo de su vida personal.

En caso de que la

reunión se tenga que alargar siempre será

mejor planear otra reunión a alargar

la reunión en la que estás trabajando.

También es muy recomendable que siempre se

deje un pequeño margen de unos 10-15 minutos

para responder dudas, esto puede variar

dependiendo de la duración, a más duración

más margen de tiempo (el valor antes

dado es para una reunión de aproximadamente 1 hora)

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En conclusión, cuando se vaya a crear

una reunión de trabajo, se debe estructurar

adecuadamente, apegarse a los horarios previstos

y avisar con mucha antelación de cuando

se van a realizar, para que no interfiera

con los horarios de los demás participantes,

si sigue todos y cada uno de estos pasos

notará un aumento en la productividad de su empresa

Para mas información, podeis visitar este video

en el que lo explica mejor