FASES DE UNA REUNIÓN
Cuando piensas en una
reunión lo más seguro es que, a tu mente, llegue la imagen de un grupo de
personas reunidas discutiendo un asunto; con papeles delante, revisándolos,
dando opiniones, tomando decisiones, etc. Sin embargo, aunque esa es la reunión
propiamente dicha, una reunión no comienza solo con esa fase sino que hay otras
dos más que son claves para alcanzar el éxito.
Las reuniones se componen de tres fases que han
de realizarse. La primera de ellas se da antes de que la propia reunión
tenga lugar y es la más importante. Esta fase tiene como
objetivo el tratar de prepararlo todo (sacar las copias de los informes, saber
cuál es la sala donde va a tener lugar la reunión, preparar la sala
(calefacción, aire acondicionado, ventilación, iluminación, bebida, etc.) así
como la convocatoria, es decir, avisar con tiempo más que suficiente a las
personas que asistirán a la reunión.
Después de eso es cuando se realiza
la reunión en sí,
se presentan los distintos temas a tratar, se dan varios puntos de vista y se
toman y anotan las decisiones. La última
fase tiene lugar una vez ha terminado la reunión, y se basa en llevar a cabo las decisiones que
se han acordado; poniendo en marcha las acciones acordadas y realizando un
seguimiento de las mismas.
En este vídeo pueden verse 5 consejos
sencillos pero eficaces para realizar una reunión de manera eficiente:
Con todo, la reunión constaría de tres
fases: la primera tendría lugar antes de la propia reunión, durante la fase de
preparación; la segunda fase sería la propia reunión, y la última sería la
realización de las acciones acordadas durante la reunión.
GRUPO 1: Isamar, Pablo, Aitor, Yviluz y Miguel.
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