LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

Cómo comunicarnos en la empresa

        Cuando estás trabajando en una empresa la forma de comunicarte por escrito, al igual que pasaba de forma oral, no puede ser la misma que utilizamos en nuestras relaciones personales.

        Es necesario seguir unas pautas, una estructura en el desarrollo del documento que estamos escribiendo, ya que el mismo no nos representa a nosotros, sino que supone una imagen más de la empresa en la que trabajamos.

        .Unas de las normas básicas de expresión y comunicación escrita en la empresa serían:

         -Ser ordenados, de forma que facilitemos su lectura. Es necesario que sigamos una estructura, que enlacemos de forma correcta los contenidos que expresamos y que estos no se encuentren dispersos por todo el documento.

         -Expresarnos con claridad, de manera que el lector no pueda  más que extraer una conclusión del mensaje, que debe coincidir con la que queremos comunicar.

         -Escribir con corrección, sin cometer faltas de ortografía ni faltas gramaticales.

         -Adecuar las palabras al contenido del mensaje, utilizando aquellas que sean acordes con la información que queremos transmitir y que sean fáciles de comprender.

         -Manejar el vocabulario apropiado desde el punto de vista técnico, sin perder por ello la sencillez en el mensaje y evitando utilizar palabras rebuscadas o expresiones artificiosas.

         -Ser precisos y concisos, sin alargar el contenido de la carta más de lo que se necesita para transmitir el mensaje ni introducir cuestiones para desviar la atención del mensaje principal. La concisión supone que al definir un concepto debemos ser breves; la precisión, que debemos ser exactos en la definición del mismo.

         -Mostrar siempre consideración y respeto por el destinatario de la carta, aun cuando el tema de la misma no sea agradable.

         -Ser educado y diplomático, de forma que evitemos utilizar expresiones que puedan ser interpretadas como insultos o injurias. En el caso de las comunicaciones escritas de la empresa, la diplomacia también va a significas que seamos capaces de transmitir cualquier tipo de contenido sin entrar a valorar el mismo.

              Su misión principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias que puedan tener un efecto negativo en las relaciones que mantenemos con el receptor.

          Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una introducción, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se desarrolla el tema y, por último, una conclusión, ésta es decisiva: si es demasiado larga, poco precisa, o demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atención del lector. 

          En las comunicaciones escritas, se señalan como ventajas entre otras, su autoridad, precisión, permanencia y amplitud de cobertura y en las comunicaciones orales tienen como méritos la facilidad y rapidez de su transmisión, su menor costo, su carácter personal y las posibilidades inmediatas de retroalimentación.