Desde siempre muchas empresas han dado poca importancia al ambiente y espacio físico en las reuniones de trabajo, pero aquí os explicaremos como se deben realizar y que cosas tener en cuenta para obtener grandes beneficios.
Existen una serie de ventajas tanto para el empleado como para la empresa,
Empleado:
-Actúa positivamente en la salud física y mental del empleado evitando el estrés.
-Contribuye a la felicidad laboral y ayuda en el ambiente entre compañeros.
Empresa:
-Ventaja económica.
-Empleados más eficaces.
-Mejora de las relaciones.
ESPACIO FÍSICO DE UNA REUNIÓN
¿Cuántas personas deben asistir a una reunión?
Para poder tener un control de los asistentes es recomendable llevar una lista con sus datos y la
última vez que asistieron a las reuniones. Así cuando la reunión esté cerca se podrá confirmar
quienes asistirán, esto mejorará la organización de los elementos disponibles para los asistentes,
cómo pueden ser, libretas, bolis, marcadores o cualquier otro artículo a utilizar en la reunión.
¿Qué se va a necesitar para la organización?
Cuando se defina el tipo de reunión que se va a llevar a cabo se podrán organizar así todos los recursos a utilizar, así como la disposición del espacio. Para ello llevar un documento en excel u otro programa o simplemente en una libreta, donde se realice una lista con las actividades que se llevarán a cabo o los temas / orden del día que se necesita. Al contar con el cuadro planificador de cada una de las actividades y los aspectos a tomar en cuenta será más fácil tener todo bajo control.
Tipos de organizaciones
Espacio organizado en “U”
Los asistentes pueden verse unos a otros, así ya hay una sensación de liderazgo, además se podría utilizar con un proyector o pizarra para por ejemplo, proyectar una presentación, video u otra herramienta de apoyo que todos puedan ver con facilidad.
Espacio organizado tipo aula
Las sillas están distribuidas hacia un área frontal de la sala, colocando las sillas y mesas lineales distribuidas para poder tomar notas, usar el ordenador o algún material con el que se vaya a trabajar que requiera una mesa.
Espacio en disposición imperial
En el caso de las reuniones formales de negocio, la disposición imperial es ideal, pues las sillas se distribuyen en torno a una mesa rectangular sin ningún espacio en el centro, esto transmite sensación de “grupos enfrentados” mientras el director u organizador preside al frente.
Espacio organizado en estilo teatro
Es parecido a la organización tipo aula, pero sin mesas. Este consiste en colocar una hilera de sillas orientadas al frente de la sala o escenario principal. Se emplea en conferencias o eventos corporativos donde los asistentes e invitados no toman notas. También es utilizada en discursos, charlas o presentaciones ejecutivas.
Montaje en O cerrada
Las mesas forman una o, dejando en medio un espacio libre. Es similar a la rectangular y es utilizada también en reuniones con clientes, Juntas Generales o Juntas Extraordinarias.
Montaje cabaret o cóctel
Este es el más empleado para grandes eventos, los asistentes se sientan en torno a pequeñas mesas circulares o cuadradas. Ideal para las dinámicas de distintos grupos aunque limita el número de asistentes en torno a la mesa, ofrece una sensación de mayor igualdad entre ellos.
Probar la tecnología antes
Aunque parezca que todo está a punto, la tecnología también puede fallar. Por ello, si se va a necesitar un ordenador y proyector para, por ejemplo, hacer una videoconferencia es conveniente probarlo primero. No es aconsejable dejarlo todo para el último momento, sino que es mejor probarlo unos días antes con el archivo que vayas a proyectar o con la persona que vayas a contactar a través del vídeo.
Otros aspectos a tener en cuenta podrían ser:
Contar con un espacio amplio y diáfano, donde las salas con grandes ventanas, amplio espacio y luz natural mejoran el clima de una reunión. Además en caso de existir paredes acristaladas, deben ser translúcidas para mantener la privacidad en la reunión.
También hay que tener en cuenta la decoración y el mobiliario ergonómico, la decoración debe ser sobria para evitar distracciones, pero al mismo tiempo debe ser un espacio acogedor. Y lo más importante: las sillas deben ser ergonómicas, es decir cómodas, garantizando un buen nivel de productividad.
Resaltar además el contar con los equipos audiovisuales adecuados televisión, proyector, equipo de sonido, conexión de alta velocidad, así como conectores o adaptadores de las diversas tecnologías.
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