Una reunión consiste en el encuentro de dos o
más personas en un lugar y momento dados, de una forma espontánea o
planificada, con el propósito de lograr un objetivo común a través de la
interacción verbal.
Dentro del ámbito laboral, las reuniones de
trabajo forman parte de las comunicaciones colectivas verbales que se dan en la
empresa. Se emplean para transmitir información a los miembros de un grupo,
para la resolución de conflictos o para la consecución de acuerdos a través de
la negociación.
Estas reuniones deben ser lo más eficientes y
productivas que sea posible. Por ello, tendrán un propósito claro y conocido
por los asistentes a la reunión y se desarrollarán de forma organizada,
estableciendo una agenda de los asuntos a tratar y un lugar y hora determinados.
Debe fomentarse la participación de todos los
convocados, creando un ambiente adecuado que busque su comodidad, citando solo
a aquellos que sean necesarios y no debe extenderse más de de lo necesario para
evitar interferir en exceso en las tareas de los asistentes.
Existen tres tipos de clasificaciones para las
reuniones:
Según el
protocolo:
- Formales: siguen un procedimiento
establecido de antemano, existe un presidente y un secretario, siguen un orden
del día y lo hablado en ellas se recoge en un acta.
- Informales: No cuentan con un protocolo establecido.
Según los
participantes y la organización:
- Internas: Se desarrollan dentro del
ámbito de la empresa y los participantes formal parte del personal de la misma.
-
Externas:
o
Organizada por nuestra empresa convocando a personal ajeno a la misma.
o Organizada por una empresa ajena a la nuestra, siendo nuestros empleados
los que acudan a ella.
Según los objetivos a
conseguir:
- Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y el objetivos es encontrarse con los otros, pasar un buen rato, conversar, etc. No hacen falta ninguna técnica o procedimiento para llevar a acabo este tipo de reuniones. Estas pueden darse tanto dentro del trabajo como fuera. Aunque es más probable que se den fuera, ya que dentro es difícil al estar trabajando continuamente.
- Reuniones formativas. El objetivo es crear opinión y transmitir ideas. Cada persona aporta al resto sus propias informaciones y conocimientos para que el grupo vaya aprendiendo y progresando en conjunto. El estudio de casos, los métodos educativos, el aprendizaje basado en la experiencia y las simulaciones de roles son algunas de las técnicas que se emplean en las reuniones formativas. Pero cuidado, no todo curso, seminario o conferencia es por sí mismo una forma de reunión.
- Reuniones informativas: El objetivo de las reuniones informativas dependerá de la intención con la que hayan sido convocadas: para informar al grupo asistente o para recabar información del grupo.
Este tipo de reuniones se caracterizan por ser
unidireccionales, la información se transmite desde el responsable de la
convocatoria al grupo de asistentes, que deben recibirla de forma clara y
comprensible.
- Cuando el objetivo sea recabar información.
Su finalidad es buscar opiniones sobre un
proyecto o decisión que aún no se haya puesto en práctica, captar el estado de
ánimo o sentimientos del grupo u obtener ideas.
No hay debate, y la comunicación se produce de
forma unidireccional desde el grupo asistente hacia el presidente de la
reunión.
- Reuniones consultivo-deliberativas: Su objetivo es discutir uno o varios asuntos para recoger las opiniones de los asistentes y adoptar acuerdos mediante el debate. La información se transmite de forma multidireccional, la comunicación se desarrolla con formalismo, predominan las intervenciones individuales y los acuerdos se toman por mayoría de votos o por decisión del jefe. Su principal problema es que generan ganadores y perdedores.
- Reuniones para llegar a un acuerdo: También llamadas reuniones de estrategia o
reuniones de negociación. Se trata de conciliar intereses y alcanzar
acuerdos. Los asistentes deben presentar sus posturas, opiniones y sugerencias.
El moderador debe intentar llegar a un acuerdo y ser imparcial.
- Reuniones centradas sobre el grupo: Se producen con la finalidad de sensibilizar a los participantes sobre sus problemas o conflictos internos. Los asistentes deben participar de forma activa y el conductor sólo observa y modera la reunión. Se utilizan técnicas de dinámicas de grupo para llevar a cabo este tipo de reunión.
- Reuniones de trabajo: Son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños y fomentar la participación de los empleados. Tienen como finalidad tomar decisiones y solucionar problemas, proporcionando una gestión participativa en una organización.
- Reuniones para intercambiar experiencias: El objetivo de estas reuniones es que cada participante exprese su opinión, conocimientos o experiencias sobre un tema o problema ante el resto de participantes, de manera que se puedan tomar decisiones teniendo diferentes perspectivas y sacando inspiración del ejemplo de otras personas.
- Reuniones creativas o para generar ideas. El objetivo principal de estas reuniones es proponer ideas sobre un tema concreto. Para ello se utilizan técnicas como el brainstorming y no se juzgan las ideas de los demás. El lugar de la reunión debe ser original, cómodo. El ambiente debe ser distendido, positivo y participativo. Es habitual en este tipo de reuniones hacer que los participantes vayan vestidos de un color concreto o poner la reunión a una hora poco usual, como las 11:11.
- Reuniones de significación. Se derivan de nuestra necesidad e impulso por encontrar una razón de ser, aplicable a nuestra vida y acciones, que nos ayude a encontrar respuestas que den significado a aquello que nos rodea. Se tratan temas como el sentido de la vida o de la muerte. Para ello se establecen dinámicas que aúnan la participación y la reflexión, siendo fundamental la creación de un clima de confianza en el que los asistentes puedan sentirse cómodos.
Por último, tenemos una serie de reuniones
propias de un entorno laboral formal:
- Comisión: Las comisiones trabajan de forma activa en los proyectos y las tareas necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Proponen y desarrollan acciones y líneas de trabajo. Además, se ocupan de informar sobre las cuestiones relacionadas con sus competencias a personas independientes, grupos o asambleas. Es un grupo de carácter abierto de socios y simpatizantes, con uno o más coordinadores que son portavoces y/o promotores de las tareas que se llevan a cabo.
- Comité: Es un grupo de personas encargadas de un asunto, especialmente en representación de un colectivo. El comité está formado por personas que trabajan en la institución o empresa y son elegidas de forma democrática. La composición numérica del comité se rige según el número de trabajadores que hay en la empresa. Los cargos de un comité empresarial son el presidente, los directores generales y los directores de los distintos departamentos.
- Consejo de administración: Es el órgano directivo de las grandes empresas (sociedades anónimas). Tiene como objetivo, entre otros, orientar los asuntos de la organización y velar por los intereses de los accionistas a través del control de la alta dirección, actuando así como órgano intermedio entre accionistas y equipos directivos. Está regulado por los estatutos de la compañía.
- Junta General de Accionistas: Es una reunión de los accionistas de la Sociedad Anónima convocada para tratar aspectos de la sociedad. Esta se divide en dos: Junta General Ordinaria y Junta General Extraordinaria. Es obligatorio por ley realizar al menos una Junta General Ordinaria para decidir sobre los siguientes asuntos: proceder a censurar la gestión social, aprobar, en su caso, las cuentas anuales del ejercicio anterior y decidir sobre la aplicación del resultado. Por otro lado, la Junta General Extraordinaria son todas aquellas que se realicen después de la Junta General.
Para finalizar, os proporcionamos un vídeo con una
serie de consejos para llevar a cabo una reunión efectiva:
