Empezar la reunión 5 minutos después de la hora en punto
No es necesario que sean concretamente 5 minutos, pueden ser
7, 12, 16, 22, etc. Es importante comenzar después de ese punto, porque a
menudo sucede que hay otra reunión antes de esa reunión. La reunión anterior
puede coincidir con la reunión siguiente. Al darse un descanso de 5 minutos (o
no importa cuánto tiempo sea), la reunión no entrará en conflicto. Si comienza
la reunión en una hora y la reunión previa a la reunión acaba de terminar,
entonces llega unos minutos tarde. A veces, esto te obliga a volver a llamar o
enviar un correo electrónico para disculparte o finalizar otras reuniones. Eso
es improductivo. Si comienza 5 minutos después de la hora, muchas personas
llegarán a tiempo, porque una reunión exactamente 5 minutos más tarde atraerá
más atención que una reunión en la hora.
Establecer una intención al principio de la reunión
Decide cuál es el propósito de esta reunión. Primero hable en voz alta; ¿cuáles son los puntos principales que deben abordarse? ¿Cuál es el tiempo disponible? Al hacerlo, todos saben que, dado que hay un límite de tiempo, se puede realizar dentro del tiempo predeterminado. La expectativa de que la reunión comience y termine a tiempo permite que los participantes confíen entre sí, creando así un equipo muy eficiente. Por tanto, es importante determinar y declarar la intención: la duración y el contenido de la reunión.
Planificar los puntos de la agenda
Explique los puntos de la agenda que se discutirán en los primeros segundos. Lo mejor es planificar los puntos de la agenda con anticipación. Nunca lo haga el mismo día de la reunión; en cambio, dedique 5 minutos el día de antes para decidir cuáles son los temas de la agenda. De esta manera, puede cambiar de opinión y hacer ajustes si es necesario. Este plan de 5 minutos le dará una idea clara de la intención o el objetivo de la reunión.
