La carta comercial

LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial es un medio que en si mismo ya tiene demostrada su eficacia desde tiempos anteriores cuando no estábamos en la era de Internet, y hoy en día se sigue utilizando como medio indispensable de comunicación pues alberga muchas características que no poseen otros medios, y puede ser la imagen inicial de nuestra empresa para contacto con futuros clientes.

Son muchas las herramientas y los medios con las que contamos hoy en día para lograr esta meta, si bien no todas están a nuestro alcance ya sea por su elevado coste (como la televisión), por nuestra falta de cualificación o de nuestro personal, o bien por cualquier otra razón.
No cabe duda que el medio más personalizado que existe a la hora de llegar individualmente a un contacto es a través de la Carta comercial.
Hay que tener claro que alguien leerá nuestra carta, al menos las primeras líneas. No creo que nadie mande a la papelera una carta sin abrirla, a no ser que sea muy evidente que es propaganda inútil.

Por esto mismo es conveniente seguir los siguientes consejos:

·        Evite faltas de ortografía.

·        Escriba las cartas por una sola cara del papel.

·        Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.

·        Inserte una línea en blanco entre párrafos.

·        Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

·        La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra.

·        Evite tachones, manchas, arrugas, etc.

·        Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano.Un buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc.
Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
El papel siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene.
El papel debe ser de buena calidad. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar.
Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador.
El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar).  Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de fuentes.
Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que no permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo.
Una vez comencemos a realizar la carta comercial pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha, aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha, con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. 
En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), que hace referencia al asunto tratado.
Las fórmulas muy diversas: Estimado señor ... , Muy señor mío / nuestro ..., Apreciado señor ..., Distinguido señor ..., Muy distinguido señor ..., etc. Las fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.
Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc).
En caso de que sean varios los asuntos tratados, trataremos cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2, 5 o 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.
En la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. En las despedidas de una carta puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias ..., Sin otro particular por el momento ..., Reciba un cordial/atento saludo ..., Se despide atentamente ..., Un saludo ..., etc.
 No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir su nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).

Aparte de este tipo de cartas empresariales hay cartas de todo tipo que ni sabríamos que existian.

Desde pequeños nos han enseñado a redactar la carta a los Reyes Magos, pero en este caso os voy a dejar un ejemplo de carta de unos padres que quisieron hacerle a su hijo sobre la verdad sobre los Reyes Magos.

Hola Alex:
 
Somos los Reyes Magos.


En realidad, lo importante no es que seamos Reyes ni Magos. Lo importante es que somos unas personas que te quieren, que sabes cómo sientes y cómo es tu corazón.


Sabemos tantas cosas de ti como tus padres: que haces el Kumon, que vas a Karate, que tu profesor se llama Victor y hasta sabemos que tienes una peca preciosa en el dedo gordo de tu mano derecha. Sabemos que te esfuerzas en hacer bien las cosas, que intentas no pelearte con tus hermanos (aunque a veces no lo consigas) y que muchas veces ayudas a papá y mamá.


Y sabemos que ya tienes 7 años y medio…. casi 8.

Ha llegado el momento de compartir contigo nuestro SECRETO. Cuando un niño deja de ser niño y se convierte en HOMBRECITO está preparado para guardar nuestro secreto sin decírselo a sus hermanos menores o a otros niños que no lo saben. Pocos saben la GRAN VERDAD… los que son capaces de conocer el MISTERIO DE LOS REYES MAGOS sin decírselo a los demás. Y es el momento de que lo sepas tú.


Nuestro gran secreto es que… nosotros existimos únicamente en el corazón, en el corazón de todos los Papás y Mamás del mundo. La verdad es que no existen los Reyes Magos como personas…. pues no podrían vivir eternamente. Los que ponen tus juguetes por la noche mientras tú duermes son… ¡tus papás! Si, son tus padres.


Y te ponen juguetes porque creen que eres un buen muchacho, un buen hijo, un buen hermano, un buen amigo, un buen nieto, un buen alumno, un buen katareka, un buen lector, un buen estudiante…en fin, un niño que se merece que sus papás le demuestren lo orgullosos que están de él. No importa lo que has hecho o cómo lo has hecho sino lo especial que eres para tus padres, 


Querido Alex. Tu Papá y tu Mamá son felices porque tú existes, porque tú eres su querido hijo y no otro niño. Tus padres son felices porque disfrutan de ti, de tu manera de ser. Tienes la virtud de hacer felices a todas las personas que te quieren y eso…eso se merece una sorpresa tan grande como la de creer en los Reyes Magos.


Tu hermano Enrique sabe nuestro secreto desde hace muchos años y no lo ha dicho a nadie. De él también estamos muy orgullosos, aunque a veces nos enfademos un poquito. Contamos contigo para que tú tampoco se lo cuentes a tu hermanito Ignasi. Le dejaremos que crea en los Reyes Magos un año más.


Un besito muy fuerte de parte de tu Papá y tu Mamá.

Este ejemplo de cartas son las que van saliendo poco a poco solas por un sentimiento que llevas dentro todas esas sensaciones y ese talento va a ir formando tu carta.